Quan s'encarrega de l'organització d'un departament administratiu, és millor centrar-se en les formes més eficaces per millorar l'eficiència, minimitzar els residus i maximitzar els talents individuals dels membres del personal administratiu. Si bé alguns processos varien segons les necessitats de la direcció superior i la mida de la vostra oficina, podeu implementar tècniques bàsiques per tenir una oficina més eficient i més eficient.
Augment de l'eficiència. Implementar un enfocament centrat en el rendiment de les activitats. Organitzeu tasques diàries i setmanals amb un enfocament d'alt rendiment en comptes de completar llistes llargues de tasques.
Estructura i integra les activitats administratives més importants de la seva oficina entre personal d'alt nivell. Funciona al personal sènior amb informes de despeses de gestió i oferint suport administratiu a un o més membres de la direcció, en comptes de tota l'oficina.
Delegar tasques administratives, com ara obrir correus electrònics, respondre telèfons i mecanografiar, fins al personal administratiu de nivell inicial, inclosos assistents administratius, secretaris i interns.
Organitza activitats que no beneficien a tota l'organització.Eviteu activitats que no coincideixin amb els objectius establerts pel personal de la direcció superior. Per exemple, suprimiu la pràctica de planificar els acords de viatge personal d'última hora o delegueu la tasca a un membre del personal de nivell inferior que pugui retirar i deixar anar tasques sense que afecti negativament el flux de treball.
Implementar el desig de canvi de la direcció. Freqüentment, la reducció de costos és un component necessari per al canvi en una oficina administrativa, especialment si un departament administratiu no treballa de manera cohesiva per beneficiar a tota l'organització. Una oficina plena d'ajudants executius que treballen individualment per satisfer les demandes del personal directiu, independentment de les necessitats organitzatives, és un exemple.
2016 Informació salarial per a secretaris i assistents administratius
Els secretaris i ajudants administratius van obtenir un salari mitjà anual de 38.730 dòlars el 2016, segons l'Oficina d'Estadístiques Laborals dels EUA. A la part baixa, els secretaris i els assistents administratius van obtenir un sou del percentil 25 de 30.500 dòlars, el que significa que el 75% va obtenir més d'aquest import. El salari percentil 75 és de 48.680 dòlars, el que significa un 25 per cent guanyar més. El 2016, 3.990.400 persones estaven emprades als Estats Units com a secretàries i ajudants administratius.
