Els plans de comunicació efectius aporten valor a les organitzacions i sovint fan la diferència entre l'èxit i el fracàs dels programes. Però, què és un pla de comunicació eficaç? La comunicació es defineix com "un procés mitjançant el qual s'intercanvien informació entre individus a través d'un sistema comú de símbols, signes o comportament". La planificació efectiva de la comunicació ajuda a superar els obstacles creant una llengua comuna i enquadra el missatge. Aquests plans ajuden a organitzar una jerarquia de missatges clau i identificar detalls sobre el vostre públic en termes de temps i lliurament.
Pla per comunicar-se eficaçment
Els plans de comunicació efectius van establir l'escenari per gestionar el missatge, aconseguir resultats i mesurar l'èxit. Els plans identifiquen els conceptes bàsics de qui, què, on, per què i com per a qualsevol projecte de comunicació, programa o empresa. La creació d'un pla us obliga a pensar en els vostres objectius i anticipar-vos a les reaccions, incloses les barreres, abans d'anar al públic. Un pla de comunicació també centra els vostres esforços proporcionant context, establint prioritats i desenvolupant l'alineació. Permet desenvolupar un missatge coherent que generi un impuls i s'adapti als mitjans utilitzats.
La construcció del pla
Tot i que els plans de comunicació varien en grandària, depenent del seu abast i propòsit, alguns components clau inclouen: Analitzar la situació. Quin és el problema o l'oportunitat que existeix? Com canvia la indústria o l'empresa? Estàs llançant alguna cosa nova? Tens dades de recerca o d'enquestes? Es tracta d'una situació d'emergència o crisi? Són importants els factors econòmics o polítics? Quina és la història? Identifica l'audiència primària i secundària. Quina és la mida del vostre públic? Quin és el seu coneixement de la situació? Com es duran a terme? Estan receptives? Racionalitza el missatge. Per què necessiten aquest missatge? Estàs influint en el teu públic? Demanar-los que actuïn? Es resisteixen? Hi ha capes al missatge? Determineu la distribució. Com arribareu al vostre públic? Els grups us poden ajudar a comunicar aquest missatge? Quins mitjans s'adapta al missatge? Què tan ràpid ha de sortir? Quina és la preferència del vostre públic? Fixar objectius. Què estàs tractant d'aconseguir? Com sabreu si ho aconsegueixes? És mesurable? Quant trigarà? Quin és el vostre pressupost? Mida els resultats. Has aconseguit els teus objectius? Hi ha els propers passos necessaris? Cal mesurar-lo durant un període de temps?
Tipus de plans de comunicació
Depenent del vostre negoci, els plans de comunicació solen trobar-se en diversos nivells de l'organització. Des del punt de vista corporatiu, el pla se centra en la visió, la missió i les estratègies del negoci. També podria incloure la marca de l'organització global. A nivell de producte, els plans de comunicació poden ajudar a llançar un producte, ampliar una línia de productes, construir una marca o augmentar la quota de mercat. El grup de relacions públiques busca el que és periodístic i com utilitzar els mitjans per arribar a diversos mercats. També pot incloure comunicacions de crisi, així com relacions amb la comunitat. En recursos humans, l'atenció es centra en la comunicació dels empleats. Com podem retransmetre la informació als nostres empleats sobre estratègies, programes, canvis i formació? Per a les relacions amb inversors, l'objectiu és guanyar interessos financers a l'empresa, generar reputació en aquesta comunitat i augmentar les qualificacions.
Obtenir la paraula fora
Amb el creixement dels mitjans de comunicació, els comunicadors tenen moltes opcions, però conèixer el vostre públic és crític. Demaneu als vostres mercats què fan servir amb freqüència. Determineu el que requereix el vostre missatge. És urgent? Necessites comentaris? Estàs construint una comunitat? Cadascun d'ells conduiria a un sistema de distribució diferent. En molts casos, és necessari que hi hagi més d'un vehicle de comunicació per assegurar que el missatge arribi al vostre mercat. Els canals de distribució comuns inclouen: Reunions de correus electrònics Mitjans de comunicació social (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Webs / blogs Newsletters / newpapers Presentacions Notes de premsa Lletres Publicacions Manuals Presteccions Ràdios de ràdio de televisió Webinars / sessions de web Sessions de formació
Blocs de carreteres a plans de comunicació eficaços
Un factor clau en la comunicació ineficaç és la diferència en com parlem, llegim i pensem. Parlem aproximadament 100 paraules per minut, llegim al voltant de 200 paraules per minut, però els nostres pensaments funcionen a més de 500 paraules per minut. Això significa que ens podem distreure fàcilment. Afegiu a això la nostra creixent llista de correus electrònics entrants, el creixent nombre de fonts de mitjans tradicionals i en línia i les nostres reunions aparentment interminables. Un pla eficaç ha d'abordar aquests problemes mitjançant la recopilació de coneixement dels vostres grups d'interès específics, obtenció de comentaris i l'aplicació d'aquestes dades per desenvolupar missatges efectius. Sovint vol dir lliurar aquest missatge en molts formats al llarg del temps.
