Un informe d'acció posterior (AAR) és una gran eina per avaluar projectes d'equip després d'haver-los completat. Aquest tipus d'informe pot ser molt curt o molt llarg, depenent de l'abast i el calendari del projecte que s'està analitzant, però no importa la durada, l'informe sempre serveix per al mateix propòsit: avaluació i millora.
Què és un AAR?
Simplement, és una forma de reflexionar sobre un projecte després de la seva finalització. Compartir els resultats del vostre projecte, tant positius com negatius, pot ajudar els equips futurs a complir els seus propis projectes i evitar les traves que trobareu al llarg del camí. L'objectiu és maximitzar l'aprenentatge del vostre treball perquè no cometi els mateixos errors dues vegades. Tot membre de l'equip hauria de contribuir a l'AAR; cada veu compta.
Què incloure en un AAR
L'ideal seria que un grup treballi en un AAR com a equip. Un cop s'hagi completat un projecte, l'equip s'hauria de reunir el més aviat possible per superar el que va funcionar bé, què va fallar i què es pot millorar. Aquestes són algunes de les preguntes que s'ha de fer i respondre per un AAR:
- Què s'hauria d'aconseguir amb aquest projecte?
- Què es va aconseguir realment?
- Per què hi ha diferències?
- Quins aspectes del projecte funcionen?
- Què no va funcionar i per què?
- Què canviaries si es dóna una segona oportunitat?
Les tres primeres preguntes estableixen el que realment va passar durant l'execució del projecte i assegura que tots els membres de l'equip estan d'acord. Les tres últimes preguntes donen a l'equip la possibilitat de reflexionar sobre el valor del projecte i decidir quines necessitats milloren.
Exemple d'un AAR
Imaginem que un equip de tres membres d'una societat humana tenia l'obligació de començar un butlletí setmanal per correu electrònic. Van trigar tres mesos a trobar una plataforma, desenvolupar idees de contingut i escriure els dos primers butlletins. Ara s'han reunit per avaluar el projecte i redactar un AAR per al seu administrador. Això ajudarà a l'equip a avaluar si cal fer canvis en avançar. També donarà al gerent una idea sobre l'estat i l'èxit del projecte fins ara.
Resum del projecte:
Ens van encarregar desenvolupar i llançar un butlletí setmanal de correu electrònic per a la societat humana. Després d'investigar diferents plataformes de creació de contingut i de butlletí de correu electrònic, vam triar X perquè era barat encara que s'adaptava a les nostres necessitats. La nostra llista de correu electrònic inicial consta de 5.000 noms que vam recollir a l'esdeveniment de la comunitat aquest estiu.
Vam fer una llista de tres temes que tenim previst cobrir cada setmana al nostre butlletí: Mascotes per a l'adopció, cura de les vostres mascotes i focus de mascotes. Sota cada tema, tindrem una història curta i fotos. Atès que l'objectiu principal del butlletí és augmentar les taxes d'adopció, hem adaptat els nostres temes a aquesta necessitat.
Hem redactat dos butlletins complets i els hem enviat als 5.000 subscriptors de la nostra llista de correus electrònics. En la darrera setmana, les adopcions han augmentat un 5% com a resultat directe.
Àrees de millora
- Hem de treballar amb un altre membre de l'equip amb l'edició de còpies de cada butlletí electrònic perquè es van perdre errors.
- Volem millorar la qualitat de la fotografia i planificar incloure una càmera en el nostre pressupost.
- Tenim la intenció de crear una enquesta oficial per als adoptants per verificar si el butlletí és la causa de l'augment de les adopcions. Hem basat la nostra avaluació només en boca de boca.
Com podeu veure, aquest AAR és bastant curt, però descriu el que s'ha aconseguit, així com àrees específiques de millora. Aquest AAR es lliurarà al gerent per a futures consultes i revisions.
