Un llibre de béns arrels registra els ingressos i les despeses associades a propietats immobiliàries. La configuració d'un llibre de béns arrels no és massa diferent de configurar cap altre tipus de llibre d'empresa. El primer pas, independentment del tipus de llibre principal que estigueu creant, és decidir si voleu fer-ho manualment o si feu servir programari computat. Hi ha avantatges i desavantatges per als dos.
Si bé mantenir un llibre manual podria semblar obsolet a l'edat de l'ordinador, per a una petita empresa o un agent únic, podria tenir sentit. L'avantatge més gran d'un llibre de llibres de paper és que podeu veure tot d'una sola ullada, no hi ha cap desplaçament ni esbrineu com adaptar-se a les pàgines un cop estan impreses. Altres avantatges inclouen poder portar-lo a qualsevol lloc, la possibilitat d'obrir-lo en qualsevol moment i fer un cop d'ull a les vostres entrades i no preocupar-se dels errors de l'ordinador que destrueixin les vostres dades.
Els desavantatges dels llibres de paper són que heu d'afegir i restar manualment, cosa que pot provocar errors. També poden consumir més temps si teniu grans quantitats de dades per entrar. A més, no hi ha cap manera fàcil de compartir la informació amb els altres. No podeu enviar correus electrònics o carregar correctament un llibre de notes.
Els avantatges del programari són càlculs automàtics, entrada ràpida i senzilla, la possibilitat de compartir ràpidament la informació amb el vostre comptador o d'altres i el fet que hi hagi diversos programes creats específicament per a immobles. A més, sovint podeu obtenir suport instantani en línia si teniu preguntes sobre on i com s'han d'introduir els elements.
Els inconvenients del programari són que constantment haureu de crear una còpia de seguretat en cas de problemes informàtics, el vostre llibre de notes no és tan portàtil si no és propietari d'un ordinador portàtil, i sovint és més fàcil posar números en columnes incorrectes que en un document llibre principal on podeu veure tota la pàgina.
Una vegada que hàgiu decidit quin mètode és adequat per a vostè, és hora de decidir sobre les categories del vostre llibre de notes.
Aquest pas és el mateix tant per als llibres de paper com per als llibres de programari, però, si adquireixes programari com Real Estate Agent Accelerator, moltes de les categories ja estaran disponibles. Si aquest és el cas, creeu una llista de categories de qualsevol manera i afegiu qualsevol que el programari encara no hàgiu afegit.
Si creeu categories des de zero, agafeu un tros de paper i feu dues columnes, una per a despeses i una altra per obtenir ingressos. Pot ser tan detallat com vulgui, però eviteu ser massa general. Vostè voldrà separar alguns fluxos d'ingressos amb finalitats fiscals, com ara comissions i bonificacions.
Per a la columna d'ingressos, penseu en tots els tipus d'ingressos que espera rebre i enumereu-los. Assegureu-vos que també incloeu una categoria "diversa" o "altra", ja que sempre hi ha articles inesperats que no encaixen en cap altre lloc.
Feu el mateix per al costat de la despesa. Penseu en els diferents tipus de despeses que incorren i enumereu-les. Es poden combinar o separar segons cregueu, però voldreu mantenir els articles que afecten els vostres impostos de manera diferent a les seves pròpies columnes. Per exemple, podria tenir un llistat de subministraments d'oficina i una llista de subministraments de neteja, o podríeu combinar-los en una única categoria, ja que ambdues es dedueixen de la mateixa manera en els vostres impostos (com a despeses de manteniment). Demaneu al vostre comptador d'impostos un consell, però alguns elements que probablement hauríeu de mantenir separats són les despeses de viatge i les compres importants, com ara els vehicles, ja que aquestes despeses es dedueixen de manera diferent.
El pas final consisteix simplement a omplir les capçaleres de les columnes amb les categories que ha creat i començar a fer entrades a cada columna tal com ocorren.
Si utilitzeu un llibre de notes, sovint és més fàcil dedicar una meitat del llibre a les despeses i l'altra meitat als ingressos. La divisió clara entre els dos l'ajudarà a evitar errors d'entrada.
Si esteu utilitzant un programa de full de càlcul, podeu considerar crear dos fitxers separats, un per als ingressos i un altre per a les despeses per evitar la confusió. Alguns programes configuren automàticament aquestes dues categories, que també ajuden a evitar errors.
