Molts paquets de premsa acaben per anar directament a la paperera de reciclatge. Alguns d'aquests paquets només no interessaven els lectors, però d'altres no estaven preparats. Formatar adequadament un paquet de premsa augmentarà les possibilitats que es publiqui la informació. L'enviament de correu electrònic al paquet també augmenta la possibilitat d'obtenir la informació impresa, no només per obtenir la informació ràpidament, sinó que permet reproduir fàcilment el material.
Identifiqueu els vostres objectius per enviar un kit de premsa i, a continuació, investigueu organitzacions de notícies que puguin ajudar a complir aquests objectius. Els editors tenen molt poc temps extra, així que no el malgasteu. Un petit article a Ohio que només publica notícies locals no està interessat en un kit de premsa d'un esdeveniment a Califòrnia. Una estació de notícies que se centra en les finances no està interessada en un kit de premsa sobre un concert de rock. Una vegada que hàgiu identificat els punts de venda adequats, localitzeu l'adreça de correu electrònic i el nom de l'editor, si és possible, mitjançant la cerca a Internet o trucant a l'organització. Es podria utilitzar un correu electrònic d'empresa general si l'adreça electrònica de l'editor no està disponible. Familiaritzeu-vos no només amb el mitjà de comunicació, sinó amb l'estil del mitjà de comunicació. Com més estigui el kit de premsa a l'estil de l'organització de mitjans, millor.
Escriu una breu declaració (de 3 a 10 paraules) sobre el que envieu a la línia de l'assumpte del correu electrònic. Si és possible, intenteu indicar per què aquest mitjà de comunicació interessat estaria interessat en la informació. Per exemple, si el kit s'envia a un document centrat localment, incloeu la ubicació de l'esdeveniment o negoci a la línia de tema.
Indiqueu el punt immediatament en el cos del correu electrònic i, si és possible, connecteu aquest punt principal a l'estil i els interessos del mitjà de comunicació. El que inclogui en el cos del correu electrònic variarà en funció del que s'inclou al kit de premsa. Si el kit de mitjans només és un comunicat de premsa, incloeu el text de la publicació al cos del correu electrònic i adjunteu-lo per conveniència. Si el kit de premsa és un paquet sobre un esdeveniment, escriviu una breu afirmació que digui què és l'esdeveniment, quan és i el que heu adjuntat. Si el kit de premsa és sobre un negoci local, escriviu una breu declaració sobre el motiu pel qual envieu el kit.
Adjunta el fitxer del kit de premsa al correu electrònic. Tingueu en compte el format del fitxer que envieu, però, ja que no tots els mitjans de comunicació podran obrir cada tipus de fitxer. En general, els fitxers PDF (Formats de documents portàtils) es poden obrir per gairebé tothom, i el programari de visualització és gratuït per descarregar. Els fitxers PDF també vetllaran perquè el que vegeu a la pantalla de l'ordinador és el que veu el destinatari, sense formatar canvis des de les diferents computadores. Els RTF (format de text enriquit) també són fàcils d'obrir de manera universal; no obstant això, el format no es conserva en un fitxer RTF i no és millor per als documents amb gràfics.
Assegureu-vos que les fotografies destinades a la reproducció siguin prou grans per ser reproduïdes amb una qualitat elevada; no comprimiu la imatge per fer que el correu electrònic s'enviï més ràpidament. Els documents de text es poden combinar en un únic fitxer, però les fotografies que s'han de considerar per a la publicació s'han d'adjuntar com a fitxers separats, ja que les imatges no es poden separar fàcilment del document. El format d'arxiu JPG sol ser el millor per a les imatges.
Torna al cos del correu electrònic. A la conclusió, indiqueu quins documents heu adjuntat i per què; també esmenten si els fitxers estan disponibles en un format diferent. Al final del correu electrònic, indiqueu la vostra informació completa de contacte.
Comproveu tots els aspectes abans d'enviar el correu electrònic. Assegureu-vos que l'adreça de correu electrònic sigui correcta, el cos del correu electrònic no té errors i que els fitxers correctes s'adjunten.
