Qualsevol pot apreciar la visió d'un executiu ocupat i d'alt nivell, assegut darrere d'un gran escriptori sense tant com un tros de paper, i molt menys un pols, a la vista. Les aparences creuen la realitat, perquè aquest executiu probablement sigui tan ocupat com ho és, però ha trobat una manera d'organitzar la càrrega de treball d'oficina. També podeu desenvolupar un sistema que funcioni per a vosaltres. Això podria significar l'ús d'algunes tècniques "provades i veritables" mentre descartant altres.Igual que l'executiu d'alt nivell, recordeu que sou responsable i que us convé prendre el control de la vostra càrrega de treball abans de prendre el control de vosaltres.
Estableix un sistema de registre - electrònic i paper - de manera que vostè pugui prescindir de la informació ràpidament una vegada que hagi acabat de revisar-la. Molts professionals empresarials són "apiladors mestres", que significa que tendeixen a acumular munts de paper que, finalment, els aclaparen. Comprometeu-vos a treballar en un projecte i, quan hagueu acabat, l'arxivueu amb promptitud. Per als fitxers de paper, estableixi un sistema de fitxers codificats amb colors, amb cada color que indica un missatge significatiu per a vostè. Per exemple, implementar un sistema jeràrquic de tres colors en el qual el verd significa "alta prioritat", el groc significa "prioritat moderada" i el vermell significa "baixa prioritat". O, per reduir el nombre de fitxers del vostre escriptori, utilitzeu un sistema de dos colors. Seguiu la mateixa lògica per crear un sistema de presentació d'ordinadors.
Creeu una llista de tasques diàries i mantingueu-vos amb vosaltres en tot moment per mantenir-vos enfocat i en marxa. Retalla les tasques a mesura que les completes. De la mateixa manera, mantingui un calendari amb vostè en tot moment, fent referència a les dues segons sigui necessari. Reviseu la vostra llista de tasques al final de cada dia i al començament de cada dia nou per consolidar les vostres obligacions diàries.
Establir terminis i terminis per a cadascuna d'aquestes tasques, sent optimistes, però també realistes. Estigueu especialment atents quant al temps que allotgeu a llegir i respondre als missatges de correu electrònic, ja que és increïblement fàcil d'aconseguir el "vòrtex de correu electrònic" que consumeix molt de temps. Etiqueta els vostres correus electrònics amb missatges de "alta prioritat" per ajudar-vos a centrar els vostres esforços i llavors decideixi si respon o no.
Comenceu les trucades telefòniques i les reunions amb una estimació de la seva durada, i després mira el rellotge i s'adhereix al pla. Les persones respectaran la vostra disciplina si dieu alguna cosa així: "Com que sé que estem tots ocupats, fem tot el possible per mantenir aquesta trucada telefònica o reunir-nos a 30 minuts".
Estableix els límits per als companys de feina que poden tractar de seduir-los en un dinar prolongat o una conversa prolongada sobre la seva horrible cega la nit anterior. Tot i que hi ha alguna interacció social important per establir relacions entre els companys de feina, tingueu cura de no sortir de la mà i llençar un corb al vostre dia de feina ben estructurat.
Reconsiderar la multitarea. Podeu pensar que parlar per telèfon, escriure un correu electrònic i revisar una proposta de màrqueting us converteix en un súper empleat però, de fet, és possible que estigueu difonent l'atenció i, en canvi, sigui contraproduent. Si és necessari, obligueu a centrar la vostra atenció en una tasca alhora i compareu els resultats amb el mode de multitasca d'organitzar la vostra càrrega de treball.
Avalueu la vostra càrrega de treball abans d'acceptar assumir noves responsabilitats. Encara que molts empleats suposen que haurien d'intensificar i no dir mai a aquestes sol·licituds, consideri acuradament si té temps per completar les tasques i si es pot aconseguir d'acord amb els seus propis estàndards.
Consulteu amb el vostre supervisor per assegurar-vos que feu el bon camí amb el vostre pla per organitzar la càrrega de treball d'oficina. Reviseu el vostre "pla d'acció" i sol·liciteu comentaris.
