Les trucades de conferència són una de les maneres en què els executius i els empleats es reuneixen per discutir negocis. Ja sigui que estiguin a la mateixa ciutat o estiguin dispersos per tot el món, les trucades en conferències permeten reunir a tots en una habitació, en temps real. Hi ha diversos passos que podeu fer per garantir una conferència productiva i informativa.
Agenda
Quan hàgiu establert una hora i una data per a la vostra trucada de conferència, heu de prendre els passos adequats per preparar-vos per a la reunió. Si sou el líder de la conferència, completa una agenda per a la vostra trucada de conferència i distribueix-la als assistents, molt abans de la data prevista. L'agenda de la reunió hauria d'incloure la data i l'hora. És una bona idea incloure la zona horària a la vostra agenda per a les persones que poden estar fora de la vostra ubicació. L'ordre del dia també hauria d'incloure el temps d'inici i final de la reunió i una breu descripció de cada tema en ordre de prioritat, juntament amb els noms dels individus responsables i el temps d'assignació proposat per a cada tema. Si la conferència requereix una preparació prèvia a la reunió, indiqueu clarament aquells requisits de l'ordre del dia.
Conferència
Proveu les vostres línies per garantir que tingueu una connexió activa i clara. Si utilitzeu un telèfon sense fil, assegureu-vos que el telèfon estigui completament carregat abans de la reunió. Arribeu a la conferència amb almenys cinc minuts d'antelació.
Si sou un assistent, rebràs un número de conferència del teu líder. Truqui a la línia de conferències. Se us demanarà que introduïu el número de la vostra conferència. Un cop hagueu introduït el número, se us demanarà que digui el vostre nom. Indiqueu clarament el vostre nom i cognoms. És possible que hàgiu de prémer la tecla de lliura (#). Una vegada que hagueu completat aquest procés, el sistema us indicarà que us ingresseu a la conferència i us informarà de quantes persones assisteixen actualment. Si heu arribat abans del líder, se us situarà en mode de retenció fins que arribi el líder.
Introduccions
Escolta abans de parlar. Si el líder ha arribat però encara no ha iniciat la reunió, podeu escoltar una conversa subtil. Amb una veu agradable, saluda i us presenteu. Col·loca el telèfon silenciat fins que comença la reunió. Si no teniu un botó de silenci, utilitzeu les funcions de silenci que proporcionen la línia de conferències.
Quan comença la reunió, el líder farà una crida a la llista. Quan el líder crida al vostre nom, reconegui la vostra presència de forma clara i professional, com ara "Sí, sóc aquí" o "Hola. Això és …". El líder pot demanar que us identifiqui breument als altres assistents. Si és així, indiqueu el vostre nom i doneu una descripció general de la vostra feina de 20 a 25 segons que correspon a la trucada. Mantingueu-vos al corrent, parleu clar i segueixin sent professionals.
