Molta gent s'enfonsa quan senten que han d'assistir a una reunió de negocis. Tenen por que serà una pèrdua de temps que comença a la tarda i no aconsegueix res o que serà dominada per una o dues persones. Aquests problemes habituals es poden evitar mitjançant l'ús d'una etiqueta de negoci adequada. Les normes d'etiqueta permeten executar la reunió de forma més eficient i assegurar-se que sigui productiu.
Agenda
Crea una agenda abans de la reunió i la distribueix a tots els que han estat convidats a assistir. Això permetrà a la gent decidir si realment ha d'estar present a la reunió. En cas contrari, algú podria aparèixer i descobrir que l'agenda no és realment rellevant per a ell o ella. L'agenda també és una pedra de toc neutral per mantenir la trobada enfocada. Si la discussió comença a vagar, podeu dir alguna cosa així: "Segons l'agenda, hem de parlar del que necessitem per a la introducció del nou producte. Tornem a aquest tema".
Horari
Programeu el temps suficient perquè la reunió us permeti dur a terme els ítems de l'ordre del dia sense demanar als assistents que facin un compromís massa llarg. Comenceu ràpidament la reunió per recompensar les persones que apareguessin a temps. Si teniu l'hàbit de començar tard, això premiarà a les persones que habitualment apareixen uns minuts abans de l'hora d'inici indicada. Si teniu una reputació de començar a temps, la gent aprendrà a mostrar-se en el moment correcte per evitar molèsties de caminar una vegada que la reunió ja ha començat.
Finalitza la reunió a l'hora designada. Això demostra el respecte als horaris d'altres persones, ja que alguns dels assistents poden haver programat altres compromisos després de la reunió. Si hi ha un negoci sense acabar, programeu una altra reunió.
Participació
Fomenta la participació de tothom a l'habitació i mantingui un entorn segur per a la seva entrada. Les persones poden tenir por de parlar si creuen que un o dos companys de treball dominants els dispararan immediatament. Implementar una norma de "Només una persona parla a la vegada", i aplicar-la estrictament. Si algú intenta interrompre, diguem: "Aquest és el moment de parlar de Jerez". Recordeu, tots vam acceptar que ningú s'interromprà quan algú més parlés ". Si alguns assistents segueixen sent reticents a donar ingrés, intenteu un mètode com anar al voltant de l'habitació per obtenir les opinions de cada persona sobre el tema que us interessa. D'aquesta manera, una persona tímida no ha de preocupar-se de trobar el moment adequat per parlar.
Conclusió
Al final de la reunió, resumeix el que s'ha debatut i les decisions que es van prendre. Torneu a confirmar qualsevol element d'acció, les persones que se suposa que manegen i els terminis. Això dóna als assistents l'oportunitat de parlar si no estan d'acord amb el resum. Si tothom es troba a la mateixa pàgina, utilitzeu el resum per crear notes de reunió i enviar-les ràpidament. No haurien de sortir més tard del dia després de la reunió.
