La redacció de xecs de negocis és diferent a l'hora d'escriure xecs personals en què es posa més informació al xec - generalment al tauler de comprovació - perquè tant vostè com el beneficiari coneguin amb precisió com s'aplicarà el pagament. A més, tots els vostres xecs comercials es publicaran als vostres comptes per tal que es mantinguin actualitzats els vostres efectius i comptes a pagar. Els vostres xecs comercials poden venir de forma duplicada o triplicada, així que es poden conservar les còpies per a futures referències. Finalment, les comprovacions comercials, a diferència dels controls personals, poden requerir més d'una signatura. Seguint un sistema conjunt per escriure els vostres xecs de negoci, el procés serà eficient i us estalviarà errors.
Teniu preparada tota la informació necessària per escriure els vostres xecs comercials. Necessitareu el nom complet de tots els beneficiaris, les adreces dels beneficiaris, els números i els imports de totes les factures o comptes a pagar, i els imports totals de verificació. Si utilitzeu un programa comptable informatitzat per imprimir els vostres xecs, seguiu les instruccions del vostre manual d'usuari del programari, probablement haurà de seleccionar cada factura o compte per al pagament i, a continuació, imprimir un informe per a la verificació abans de verificar la impressió.
Alineeu els xecs comercials a la vostra impressora si feu servir una computadora per imprimir els xecs. En cas contrari, prepara't per escriure els vostres xecs a mà.
Imprimiu o escriviu tota la informació de pagament als taulells de comprovació de l'empresa. Si utilitzeu un programa de comptabilitat informàtica, cada comprovador es publicarà automàticament. Si escriviu els vostres xecs a mà, tingueu en compte el nom del beneficiari, el número de compte del venedor per al beneficiari, la data del xec, el nombre de cada factura o compte que cal pagar i l'import pagat per aquesta factura o compte Finalment, tingueu en compte l'import total del xec.
Imprimiu els vostres xecs comercials. Si utilitzeu una computadora, cada verificació s'imprimirà automàticament. Només haureu de controlar la impressora per assegurar-vos que les vostres fitxes estiguin alineades. Si esteu escrivint els vostres xecs comercials a mà, a la part superior i al costat dret del xec és un lloc per a la data de comprovació. A sota de la data, començant a l'esquerra, imprimiu el nom del beneficiari després de "Pagar a l'ordre de". Si l'espai ho permet, també inclou l'adreça del beneficiari. A sota de la informació del beneficiari, que comença al costat esquerre, imprimiu l'import del xec mitjançant paraules per a tots els dòlars i fraccions numèriques per centaus - "Cents de 00/100 de dòlars", per exemple. Finalment, a l'extrem dret, ompli el valor del dòlar amb números - "$ 100.00".
Registre les comprovacions comercials al registre de xecs. Si utilitzeu un programa comptable informatitzat per imprimir els vostres xecs comercials, aquesta informació es pot registrar automàticament o és possible que hàgiu de publicar-la més tard. Impressió d'un informe complet per a vostè registres en paper. Si estàs registrant el xec manualment, incloeu la data de comprovació, el nom del beneficiari, les factures o els comptes pagats, l'import pagat a cada factura o compte i l'import total del xec. Actualitzeu els vostres llibres de notes per a tots els comptes afectats.
Revisa els teus xecs! Tothom fa errors ocasionals. Un zero extra, per exemple, pot ser un error devastador.
Feu una còpia de seguretat de les vostres dades si esteu utilitzant un programa comptable informatitzat. A continuació, si cal un altre pas per publicar els vostres xecs, feu-ho ara.
Feu els xecs de la vostra empresa signats per la persona amb autoritat per signar xecs. Alguns controls comercials requereixen més d'una signatura. Assegureu-vos que obtingueu totes les signatures necessàries abans d'enviar els vostres xecs.
Expediu les vostres còpies de xecs amb les vostres factures o factures pagades si feu servir xecs duplicats o triplicats. Si no teniu còpies de xec, anoteu el número de xec, la data i l'import del pagament a cada factura pagada abans de presentar-la.
