Sovint en els negocis és necessari enviar un important comunicat de la companyia a un grup de persones, informant-los de canvis o revisions a les polítiques i procediments de l'empresa. Si aquestes persones pertanyen a un grup formal, hi ha diverses opcions per dirigir-les.
Adreçant un grup en una carta
Utilitzeu el nom oficial designat per al grup si el grup està organitzat i reconegut formalment per aquest nom. Si el grup és Filles de la Revolució Americana, per exemple, és perfectament correcte dirigir la carta al grup usant "Estimades Filles de la Revolució Americana". Aquesta és la manera més formal de reconèixer que la informació que apareix a la carta és per a la consum del grup complet. No obstant això, és dubtós que la carta es comparteixi amb el conjunt del grup, sinó els seus oficials i directius.
També és acceptable abordar el grup pel seu títol col·lectiu, renunciant a la designació "Estimat". Podeu començar una carta amb "A tots els gestors de comptes" o "Supervisors de canvis nocturns".
Si el grup és en el que voleu dirigir-vos a un individu el títol i el nom són desconeguts, és convenient utilitzar la salutació "A qui es pot preocupar". Encara que aquesta frase suposa que està pensada per a un individu, és apropiat per utilitzar quan s'adreça a un grup. Aquesta salutació, si bé és correcta i apropiada, no té l'autoritat que prové d'abordar una carta important amb el nom i el títol de la persona de contacte correctes.
Utilitzeu una designació senzilla com ara "Distribució" o fins i tot "Veure distribució" al camp "A" d'un memoràndum de negocis, especialment si la lletra és interna. Els noms de tots els individus de la llista de distribució s'han de revelar completament a la carta, normalment com a part de la secció de peu de pàgina. Aquesta llista es pot organitzar alfabèticament o per jerarquia d'organització amb els noms dels directors sèniors que figuren primer en ordre de rang, seguit d'una llista alfabètica de tots els subordinats.
Escrigui els noms, títols i adreces de totes les parts interessades si el grup és petit i no està connectat per associació amb una sola empresa. Aquest mètode és de conveniència per als destinataris de la carta, que tenen una guia pràctica de referència per a totes les parts en un sol comunicat.
