Les polítiques clares i ben escrites i els procediments asseguren que les operacions diàries reflecteixen la seva visió empresarial a llarg termini i la declaració de missió. També creen un marc per prendre decisions coherents i justes, i treballar per protegir els interessos legals del vostre negoci. El procés d'adopció, que normalment consisteix a revisar, provar, modificar i ratificar, és fonamental per assegurar que les polítiques i els procediments millorin en lloc d'obstaculitzar la probabilitat d'assolir aquests objectius.
Revisa les propostes de polítiques i procediments
La fase d'adopció, que és la tercera etapa del cicle de vida de les polítiques i els procediments, comença amb una revisió exhaustiva. En moltes empreses, l'equip directiu realitza una primera revisió abans de passar les resolucions proposades per a la seva modificació, prova o aprovació. Mireu si una política proposada vincula a un objectiu estratègic i si els procediments s'uneixen a una política primària. A més, assegureu-vos que la veracitat sigui comprensible i s'adreça a l'audiència prevista. Envieu qualsevol escrit que no revisi la revisió inicial a l'escriptor per a la seva revisió.
Establir regles de comentaris
Creeu regles, incloses les dates del cronograma, per proporcionar comentaris sobre la modificació o les sol·licituds de revisió completes. Qualsevol cosa enviada després d'una revisió inicial hauria d'incloure els comentaris adequats, no una declaració com "sense opinió". Per exemple, requereix que els comentaris comencin amb declaracions com "l'esborrany requereix modificacions menors" o "el projecte és inacceptable i necessita importants els canvis són efectius ". Seguiu aquestes instruccions d'obertura amb canvis específics o recomanacions de revisió.
La fase de proves
Implementar la política i els procediments associats amb un públic limitat i un temps específic. Molt sovint, el públic és el departament o usuaris més afectats directament. El termini hauria de ser el temps suficient per avaluar l'efecte sobre les operacions diàries i les possibles repercussions. Indiqueu als directius i als empleats afectats que proporcionin comentaris sobre si la resolució és efectiva com és o si els canvis podrien fer que la resolució sigui més efectiva, més eficient o més adequada a una directiva de compliment.
Ratificar i implementar
La ratificació és l'últim pas en l'aprovació de polítiques i procediments. Per a una petita empresa amb una estructura organitzativa plana i pocs responsables de la presa de decisions, això pot ser tan senzill com el propietari del negoci de tancar la sessió i donar instruccions als recursos humans per inserir la resolució en el manual de l'empleat. Per a un negoci de mida mitjana o gran, la majoria de les vegades la ratificació implica una revisió i una discussió finals, seguit d'un vot de resolució. Una vegada aprovats, les polítiques i els procediments es passen a la fase d'implementació.
