Les organitzacions no poden acceptar totes les propostes que reben i, per tant, han d'escriure cartes per informar a les empreses que rebutgen les seves propostes. Sovint es tracta d'un correu electrònic. L'empresa que rebutja les propostes crea una carta i l'envia per correu electrònic als negocis corresponents. Cada vegada que una empresa escriu una carta de rebuig, ha de considerar diversos punts clau, incloent mantenir les lletres diplomàtiques, sinceres i breus.
Utilitzeu una línia de tema. Quan escriviu un correu electrònic, hi ha una opció d'omplir un tema a la línia de l'assumpte. Quan escriviu una carta de denegació de la proposta, utilitzeu la línia d'assumpte per informar a la persona sobre el que fa referència el correu electrònic. No ha de contenir les paraules "Proposta rebuig", però pot afirmar alguna cosa com "En resposta a la vostra proposta".
Manteniu el format senzill. No utilitzeu tipus de lletra elegants ni cap tipus de format especial. Utilitzeu el format estàndard que té la majoria de correus electrònics i manté les paraules amb el marge esquerre.
Adreça el correu electrònic. Comenceu el correu electrònic dirigint-lo a la persona de contacte que va escriure la proposta original. Si no hi ha una persona de contacte específica que figura a la proposta, dirigiu-la al departament de recursos humans de la companyia.
Indiqueu el propòsit del correu electrònic. Sé clar, directe i diplomàtic quan comences la carta. Informeu al lector que esteu escrivint aquesta carta per, lamentablement, informar-li que la vostra empresa rebutja la proposta que va presentar el mateix o la seva empresa. Assegureu-vos d'incloure el nom de la vostra empresa i el propòsit de la proposta original.
Incloeu un motiu. Una carta de rebuig hauria de ser sincera i sincera. A causa d'això, la majoria de les empreses inclouen un motiu que explica per què rebutgen la proposta. Els motius varien segons la denegació de la proposta, però sovint es relacionen amb els costos.
Oferiu desitjos positius al lector.Informeu al lector que us desitgi i el seu negoci en el futur i el convideu a oferir propostes per als futurs projectes que la vostra empresa pugui tenir.
Signa la lletra. Al final del correu electrònic, signi la carta "Atentament" seguit del seu nom i títol.
Consells
-
Sempre assegureu-vos de corregir les cartes comercials abans d'enviar-les. No digueu coses negatives sobre l'empresa, sinó que intenteu mantenir la carta positiva.
