Podeu proporcionar notícies falses als empleats, als clients o a la gestió mitjançant diversos mètodes. Moltes persones prefereixen que es lliurin missatges negatius directes i directes. Uns altres prefereixen un enfocament més subtil, acaronant el missatge amb el llenguatge menys ofensiu. De qualsevol manera, haureu d'enviar notícies que probablement no siguin desitjables i no desitjades d'una manera clara i concisa.
Mantenir la relació
Només perquè tingueu informació no desitjada per retransmetre, no vol dir que hàgiu de fer malbé la relació amb la part receptora. Tant si es tracta d'abandonar els empleats, rebutjar una sol·licitud de donació o negar el reemborsament de viatges, tingueu en compte que la situació pot canviar en el futur i la vostra decisió es pot invertir. Afegiu un complement a la nota, com ara dir als empleats quant ha valorat les seves aportacions. Expliqueu als recaudadors de fons que actualment el vostre pressupost no permeti certes despeses. L'addició suavitzarà el cop i mantindrà obertes les línies de comunicació per a possibles relacions futures.
Marc missatge amb llenguatge positiu
Les paraules que trieu en la nota ajudaran a mantenir una resposta positiva, tot i que esteu lliurant un missatge negatiu. Per exemple, podeu demanar més informació per processar una sol·licitud monetària en comptes d'escriure que la informació proporcionada no sigui acceptable. Expliqueu als empleats què poden fer en lloc del que no poden fer. Per exemple, escriviu "si us plau vestiu-vos el vestit ocasional dels negocis els divendres" en lloc de "no utilitzeu pantalons texans als divendres casuals". Envieu una nota al vostre client dient que "podeu retirar la vostra mercaderia el dilluns" en comptes de "fer-ho" no estarà llest fins el proper dilluns ".
Evita les conseqüències legals
Les notes de l'empresa sovint surten fora de les parets comercials i en mans dels mitjans de comunicació o d'altres parts. Eviteu utilitzar qualsevol idioma que indiqui pràctiques il·legals o discriminatòries. Per exemple, en comptes d'escriure "el nostre comptador està abandonant l'empresa perquè va cometre grans errors en els informes de finalització d'exercici," escriu "després de molts anys de servei reconegut, el nostre comptador avança a altres oportunitats". Clarity ajuda a evitar rumors no desitjats la difusió que podria ferir la reputació de la vostra empresa. Un missatge negatiu clar és "a causa de la mala conducta, alguns membres del personal financer estan sortint". Una nota millor diu "estem molt contents d'anunciar que els nous membres del personal financer estan preparats per reemplaçar els membres sortints del departament de comptabilitat".
Amortiment de les males notícies
Les notes negatives solen provocar sentiments ferits i respostes enutjades. Podeu alleujar o, almenys, reduir la quantitat de caiguda de les males notícies quan la protegiu amb bones notícies. Per exemple, inicieu una nota negativa amb "apreciaràs la quantitat de beneficis addicionals que s'inclouen a la pòlissa d'assegurança" quan heu d'augmentar les taxes d'assegurança. Tanmateix, manteniu la memòria intermèdia associada amb el missatge per mantenir la claredat. En altres paraules, no digueu "la nova plataforma d'estacionament s'obre la setmana que ve" quan envieu un missatge sobre un retall de beneficis.
