Quan es realitza una reunió anual de planificació estratègica, la preparació sovint s'amplia el propòsit real de la reunió. Una part de la preparació inclou la creació de l'agenda, convidant els assistents, l'enviament de l'agenda i la preparació del lloc. Tanmateix, si la pròpia trobada no s'adapta a la pluja d'idees, a la presa de decisions i a la creació de plans, potser no produeixi la innovació i l'excel·lència estratègica que desitgeu. Si bé el lloc i l'organització són importants, és la qualitat de la comunicació cara a cara que produeix resultats.
Determinar objectius de reunió
Les estratègies normalment abasten l'expansió de l'empresa, el màrqueting, les línies de productes, la competència i el compromís financer. Les reunions estratègiques de planificació que simplement reprimeixen l'antic pla estratègic amb el vostre grup directiu no examinen el pla per a una possible millora. Si el vostre objectiu és perfeccionar la vostra estratègia per al proper any, iniciï la reunió amb una anàlisi DAFO de l'estratègia actual. Si dirigeix la reunió, prepareu-la amb una llista de problemes i preguntes dissenyades per fomentar la discussió. Porteu articles, publicacions en blanc i presentacions de vídeo per provocar un pensament creatiu. Repte els participants per plantejar temes incòmodes. Els directius sovint no volen ser la clau que s'aixequi, per por de ser abatut.
Creeu la vostra llista de problemes per a una discussió addicional
Una anàlisi SWOT sobre el pla estratègic de l'any passat i el que va produir hauria de donar lloc a més punts de discussió i resolució. L'ús d'una pissarra per llistar les preguntes o els problemes que es presenten us permet mantenir la vostra discussió organitzada i seguida. Com a líder, segueix desafiant i fent preguntes. Una discussió involucrada és exactament el que vols, però mantén el control de la discussió i intenteu portar-lo a una solució i decisió. Les sessions de ruptura poden produir solucions innovadores, de manera que assigni assistents a sessions de ruptura que tractin temes clau individuals i que els informi conclusions o noves idees quan es reprengui la reunió.
Revisa les decisions i confirma
Una de les raons per celebrar reunions de planificació estratègica en dos o més dies consecutius és donar temps als assistents per processar les idees plantejades. Sembla que una bona idea podria ser revelada com un error després d'un somni nocturn. Després d'haver debatut plenament l'antic pla estratègic i formular noves idees, revisar cada punt o decisió i fer una votació. La votació fa que els administradors assisteixin a donar suport a les decisions. Si hi ha un desacord en un punt, consideri més discussió sobre com modificar-lo perquè tothom pugui estar d'acord.
Implementació i Seguiment
Per descomptat, l'aplicació i el seguiment fan la diferència entre una reunió d'èxit i un fracàs. És molt fàcil per als administradors mantenir l'statu quo quan tornen als seus departaments, que hauria d'assignar de manera agressiva responsabilitats per a la implementació. Com a líder, és responsabilitat vostra el seguiment per assegurar-se que els directius compleixin plenament les estratègies i els canvis desenvolupats a la vostra reunió de planificació estratègica. Estableix valors de referència i avaluacions de progrés per avaluar com el pla estratègic està beneficiant l'organització i si cal revisar-lo.
