En buscar feina, una carta de referència d'un antic empresari pot ser tremendament útil per validar les habilitats, qualificacions i experiència d'un candidat. Tanmateix, la por a les reclamacions legals i als litigis costosos impedeixen que els empresaris rebin referències per als empleats acomiadats. Escriure una carta de referència, per tant, s'ha d'abordar amb precaució.
Poseu-vos en contacte amb el vostre departament de recursos humans sobre la política de la companyia per a les cartes de referència dels empleats anteriors. Molts empresaris tenen polítiques sobre referències que creen una responsabilitat potencial en reclamacions presentades per empresaris posteriors o per l'antic empleat. Investigueu la legislació del vostre estat sobre la immunitat de l'empresari relacionada amb les cartes de referència dels ex empleats. Els futurs empresaris volen obtenir referències veraces i completes sobre la història del treball d'un candidat; no obstant això, és difícil obtenir informació dels empresaris anteriors que es preocupen per les ramificacions legals i reclamacions potencials dels empleats amb menys registres d'ocupació estel·lars.
Reviseu el fitxer de personal de l'ex empleat per determinar la raó per la qual va sortir de la companyia. El motiu de la terminació també pot arribar a ser un problema mentre construïu una carta de referència. Tingueu en compte que la persona a la qual dirigeu la carta de referència pot preguntar si l'antic empleat és elegible per a tornar a contractar o si n'ha notificat suficientment la renúncia.Si seguia la política o el protocol de la companyia per licitar la seva renúncia, aquests són problemes discutits, i probablement podeu avançar per escriure una carta.
Obteniu el nom complet i el títol del destinatari. En el cas que l'empleat us demani que escriviu una carta de referència genèrica adreçada "a qui correspongui", expliqui les limitacions d'aquesta carta. Expliqueu-vos que preferiu escriure una carta a una persona o empresa determinada perquè tingui un registre de com s'utilitza la lletra de referència i per a quins efectes. Una carta de referència genèrica hauria de contenir informació estrictament factual, limitada a les dates d'ocupació, el lloc de treball i el salari. Són dades bàsiques sobre l'ocupació que es proporcionarien durant qualsevol verificació de l'ocupació. va demanar que escrivís una carta de referència genèrica, eviteu proporcionar més informació del que normalment s'inclouria en una verificació estàndard d'ocupació.
Esborreu una carta de referència que contingui informació fáctica, com ara dates d'ocupació, títol de treball, breu descripció de funcions i responsabilitats i, si es demana, inici i finalització del salari. Comproveu el fitxer de personal del treballador per assegurar-vos que proporcioneu informació precisa i reviseu el projecte amb el gestor de recursos humans, si cal. Si esteu escrivint una carta que conté més informació sobre el rendiment de l'empleat, limiteu la informació que proporcioneu si l'empleat és apte per a tornar a contractar. Si l'antic empleat era un empleat model sense cap problema de rendiment durant el seu treball, construïu la referència de manera que reflecteixi que sempre que tingui revisions de rendiment per fer-ne una còpia de seguretat.
