Les lletres de canvi de política són difícils d'escriure perquè el canvi no afavoreix el client o l'empleat, encara que sigui necessari. Les cartes de canvi de política, com ara qualsevol lletra que transmeti notícies negatives, requereixen una preparació i consideració acurades. Si escriu la carta atentament, pot explicar els fonaments del canvi i conservar la bona voluntat dels clients o empleats.
Utilitzeu el paper de carta de la vostra empresa. Atès que aquesta carta és una notificació legal d'un canvi de política, hauria de ser oficial i formal.
Escriviu la data completa. Saltar un espai de línia.
Escriviu el nom, l'organització i l'adreça del destinatari. Si aquesta carta és un enviament massiu a tots els empleats o a tots els clients, podeu ometre el nom i l'adreça o utilitzar la característica de combinació de correu al vostre programa de processament de textos per inserir automàticament el nom i l'adreça de cada lletra. Saltar un altre espai de línia.
Escriviu "Estimat / senyor (nom)" seguit de dos punts. Si es tracta d'una carta de massa, utilitzeu una salutació genèrica com ara "Benvolgut client valorat" o "Benvolgut empleat". Saltar un altre espai de línia.
Comenceu la lletra explicant el problema que va provocar el canvi de política. Utilitzeu dades o estadístiques que ajudin a convèncer el destinatari. Siempre discuteix el problema en un missatge negatiu: si el destinatari entén el problema, tindrà més possibilitats d'acceptar la vostra solució.
Expliqueu el canvi de política en un llenguatge específic i clar. Expliqueu quan s'aplicarà la nova política, les conseqüències de no seguir la política i els detalls que l'empleat o el client hauran de realitzar.
Gràcies al client o empleat pel seu temps i cooperació. Proporcioneu informació de contacte perquè utilitzi si té alguna pregunta sobre la política.
Escriviu "Atentament" i ometeu tres espais de línia. Escriviu el vostre nom i cognoms. Accediu al vostre nom amb el nom que heu escrit.
Feu una còpia de la carta per als vostres registres i proporcioneu una altra còpia del vostre departament legal. Envieu les lletres originals. Si el canvi de política és important o es produeix un canvi d'una llei, envieu les lletres per correu certificat perquè tingui un registre de quan cada destinatari va rebre la seva carta.
Consells
-
Mantingui la carta breu i educada. No explori excessivament les notícies negatives, que podrien crear llacunes involuntàries en el canvi de política.
