Un informe del projecte comunica l'estat d'un projecte en curs en una organització sense ànim de lucre. En general, l'informe contindrà informació específica sobre pressupost, fites aconseguides i qualsevol problema que hagi sorgit des de l'inici del projecte. Quan escriviu un informe del projecte, seguiu el format bàsic, però no dubteu a afegir o treure seccions per adaptar-les a la vostra organització i objectius específics.
Creeu l'assumpte frontal de l'informe. Feu una pàgina de coberta clara que contingui el nom del projecte, la data de l'informe i els noms del director del projecte i dels membres de l'equip. Si el vostre informe té més de cinc pàgines, podeu afegir una taula de continguts per facilitar la localització de la informació.
Per començar l'informe del projecte, escriviu una secció de descripció general que expliqui al lector l'estat bàsic del projecte i com afectarà al vostre compte sense ànim de lucre. Mantingueu aquesta secció en una pàgina o menys i escriviu amb l'objectiu d'oferir una explicació a gran escala del progrés que el vostre equip ha realitzat en el projecte. Després de llegir la descripció general, un revisor ha de tenir una comprensió bàsica de l'abast del projecte, l'estat actual, el que queda per fer i els problemes que espereu trobar.
Escriviu una actualització sobre els fites que hàgiu realitzat fins ara. En aquesta secció, expliqueu cada objectiu del projecte completat i digueu als lectors si era o no a temps. Inclou qualsevol impacte positiu o beneficis inesperats d'una fita. Per exemple, si heu completat un objectiu una setmana abans del calendari, expliqueu com accelerarà el producte final o estalviarà diners per al vostre compte sense ànim de lucre.
Informeu als lectors sobre l'estat del pressupost del projecte. Per a un pressupost sense ànim de lucre, sovint és la principal preocupació. A la secció del pressupost, creeu una anàlisi del pressupost lineal que expliqui el que heu gastat i el que queda per gastar. Si hi ha discrepàncies, proporcioneu una explicació i els passos que us faran servir per compensar la diferència.
Proporcioneu una explicació de qualsevol retard o problema. Si el vostre projecte sense ànim de lucre s'ha realitzat en problemes inesperats durant el desenvolupament del projecte, assegureu-vos d'incloure una secció que detalli el problema. Per tranquil·litzar els membres del tauler i els clients, incloeu els passos específics que prendreu per rectificar o prevenir el problema.
Expliqueu els passos següents. En un resum breu, deixeu que els lectors sàpiguen què passa després en un projecte. Si necessiteu personal o informació addicional, enumereu cada element. Aquesta informació és fonamental per a un no lucratiu amb recursos limitats. Tanca una nota positiva, si és possible, expressant la confiança que el projecte es completarà a temps i amb pressupost.
