Sí, heu après a fer-ho a l'escola primària, o ho heu fet? En el món real, hi ha prefixos als noms a considerar, els números en noms d'empreses i altres empreses conegudes només per sigles dels seus antics noms. De sobte, la presentació per ordre alfabètic es fa una mica més complicat. Per no "perdre" un fitxer que no es troba en cap lloc, sinó que necessiteu un sistema. Si compartiu aquests fitxers amb els altres, el sistema ha de ser senzill i fàcil de comunicar. La presentació es realitza per unitats. La primera unitat sol ser el cognom d'una persona. Si dues persones comparteixen el mateix cognom, avança cap a la segona unitat, que són els seus primers noms. Si comparteixen tots dos, avança cap a la tercera unitat, com ara un nom de segon o inicial.
Transpose els noms dels individus quan es presentin mitjançant el següent sistema: cognom, nom o inicial, nom del mig o inicial. Per exemple, John Q. Public seria presentat com "Públic, John Q."
Afegiu els prefixos als cognoms al cognom per fer una paraula i un fitxer en ordre alfabètic. Per exemple, John Q. De Public seria presentat com "DePublic, John Q."
Arxivar un nom confús tal com s'escriu quan no es pot distingir el nom o el cognom. Per exemple, Jon Q. John seria presentat com "John, Jon Q".
Combineu els noms híbrids i compostos per formar una unitat i un fitxer adequadament. Per exemple, John Q. Doe-Public seria presentat com "Doe-Public, John Q."
Títols d'arxiu que són una part intrínseca d'un nom i en absència d'un cognom com a primera unitat. Per exemple, Sant Joan Q. seria presentat com "Sant, Joan Q."
Arxivar noms complets amb títols amb el títol com a última unitat. Així, el pare John Q. Public seria presentat com "Públic, John Q., Father".
Arxivar altres títols i apèndixs de noms com ara Sr., Jr., Sra. O Ph.D. com l'última unitat. Per exemple, John Q. Public, Jr. seria presentat com "Públic, John Q. Jr."
Nom de l'empresa de fitxers que comença amb un títol tal com està escrit. Per exemple, "Dr. Pepper Bottling Company "primer s'hauria de presentar com" Doctor ", després per" Pepper ", etc.
Arxivar totes les abreviatures de noms com si estiguessin escrites. Exemples inclouen "Sant" per a Sant, "Fort" per a Ft. i "Fabricació" per a Mfg.
Arxiu un negoci tal com està escrit, amb dues excepcions: si el nom és el d'un individu, primer es fa amb el cognom, o si el nom de l'empresa és tan conegut que, seguint la regla, es produiria confusió. Per tant, la Societat Pública de John Q. seria presentada com "Public, John Q. Company". No obstant això, Marshall Fields Company seria presentada com "Marshall, Fields, Company".
Introduïu un nom comercial compost de dos o més cognoms segons s'escrigui, amb cada nom que es consideri una unitat discreta. D'aquesta manera, l'empresa "Public, Doe & Jones" seria presentada com "Públic", després com "Doe", i finalment com "Jones".
Arxiu un nom de l'empresa format al principi per lletres, amb cada lletra com a unitat diferent. Per exemple, "WOW Fun" es presentarà en l'ordre "W", "O" i després "W." "Diversió" seria l'última unitat.
Expediu qualsevol empresa amb apòstrof posseïdor o plural com si estigués absent. Per exemple, "Men's Club" seria presentat com "Mens" i després "Club".
Descarta articles, conjuncions i preposicions quan es fa la presentació, tret que l'article, conjunció o preposició sigui una part intrínseca del nom. Per exemple, The End of a Long Day es presentarà com "End", "Long" i Day. "Els Cardinals de Stanford, no obstant això, serien presentats com" The "," Stanford "i, finalment," Cardinals ". Una altra excepció és quan preposicions comencen un nom. La cançó "Under the Boardwalk" es presentarà primer sota "Under", després sota "Boardwalk".
Arxiu els noms numèrics com si estiguessin escrits i donessin números de més de dos dígits al seu valor numèric adequat. Per exemple, "The 900 Club" seria presentat primer sota "Nou", després sota "Cent" i finalment sota "Club".
Consells
-
Si la ubicació d'un fitxer és una mica confusa, com en la situació dels dos primers noms, introduïu un fitxer fictici o un full de paper acolorit que faci referència a l'altra opció.
Avís
A menys que vulgueu dedicar una hora o més a la recerca d'un fitxer erroni, reenvíe els vostres fitxers correctament. Qualsevol sistema de registre és inútil si no s'utilitza de forma coherent.
