Des del moment en què un empresari té el seu primer contacte amb un possible empleat, a través del moment de finalització de l'ocupació, és important que els registres escrits relacionats amb l'empleat es mantinguin en un fitxer de personal d'empleats sota el nom de cada empleat. Aquests fitxers d'ocupació, si es mantenen correctament, poden servir potencialment per protegir l'empresari de la futura responsabilitat per violacions del dret laboral i laboral, com ara la resolució il·lícita o la discriminació laboral.
Articles que necessiteu
-
Bloqueig d'arxivadors d'arxius o d'una sala segura amb accés limitat
-
Carpetes de fitxers
Entén per què necessiteu mantenir els fitxers de personal d'empleats. Aquest és el registre de la companyia i dels empleats del que s'ha produït en el lloc de treball. Els registres mantinguts en el fitxer de personal poden servir per protegir l'empresari en futurs procediments judicials i ajudar a aclarir els malentesos que es puguin produir sobre assumptes de política, qüestions de pagament i beneficis, deures i responsabilitats laborals, accions disciplinàries o correctives i queixes.
Llavors, què hauríeu d'ingressar a un arxiu personal de l'empleat? Els professionals i els directius de recursos humans han de mantenir els següents documents i registres en cada empleat. Descripció de la feina Sol · licitud d'ocupació Oferta d'ocupació Formulari IRS W-4 Recepció per a manual d'empleats (Sovint és una bona idea conservar una còpia del manual, especialment quan està subjecte a canvis de tant en tant. D'aquesta manera, tothom sap quins són els termes del manual que va signar el treballador. Totes les avaluacions de rendiment donades Formularis de registre de beneficis d'empleats Premis Queixes i felicitacions rebudes sobre l'empleat Accions disciplinàries o advertències * Registres d'assistència Es recomana que cada tipus de registre tingui la seva pròpia pestanya.
Els registres mèdics i els formularis d'immigració s'han de mantenir en fitxers separats. Atès que no pot prendre decisions d'ocupació basades en l'estat d'immigració d'una persona, suposant que tenen dret a treballar als Estats Units i que el govern federal té dret a revisar l'I-9, probablement és millor separar-lo. A més, pel que fa als registres mèdics, la Llei de nord-americans amb discapacitat (ADA) conté regles molt estrictes pel que fa a la privadesa i l'accés als registres mèdics de publicació posterior, per la qual cosa és necessari mantenir-los en un fitxer i arxiu separats amb limitacions accés. L'ADA limita la divulgació d'informació en aquests registres als supervisors, en la mesura que l'empleat té limitacions necessàries sobre les seves funcions o necessita allotjament; treballadors de primers auxilis en cas d'atenció mèdica d'emergència; i funcionaris governamentals i d'assegurances en circumstàncies limitades.
És important que la informació incorrecta en el fitxer de personal d'un empleat es corregui immediatament després de la notificació de la companyia que la informació és incorrecta.
Els fitxers de personal d'empleats han de quedar bloquejats i estar disponibles només per a persones que tenen un negoci legítim necessiten tenir accés al fitxer. Un gerent o un supervisor de primera línia pot necessitar accés per prendre decisions sobre promocions i accions disciplinàries. Si algú sense una empresa legítima necessita accés al fitxer vol veure-ho, necessiten una citació vàlida. En cas contrari, es poden infringir els drets de privadesa de l'empleat.
En general, la llei no requereix que vostè reveli a un empleat el que està en el seu arxiu personal del personal sense una sol·licitud adequada de l'empleat. Probablement, és una pràctica empresarial millor, però, que els empleats s'adoni del que hi ha al seu fitxer. D'aquesta manera, no tens un empleat marginal que està sorprès quan són disciplinats o acabats. Les excepcions a aquesta norma general són les disposicions de la Llei de notificació creditícia de crèdit (FCRA). Es requereix informar als empleats o als empleats potencials si està prenent una acció adversa en funció del que figura en el seu informe de crèdit.
Separat de la qüestió de l'avís als empleats del que es troba en el seu arxiu de personal és el problema de l'accés. Molts estats requereixen als empleadors que donin als empleats i als empleats anteriors l'accés al fitxer de personal de l'empleat. És important, com a professional o empresari de recursos humans, que us familiaritzeu amb la llei del vostre estat en aquest sentit. Tanmateix, com a regla general, l'accés per part de l'empleat ha de ser raonable i estar subjecte a un membre de la direcció que estigui present per garantir que no es pren ni es modifiqui res. Algunes lleis estatals permeten que l'empleat tingui còpies, si ho fan, que algú de la companyia faci la còpia. Sovint hi haurà límits del que l'empleat pot veure en el seu arxiu de personal. Si hi ha elements delicats com ara cartes de referència, investigacions criminals i altra informació que pot infringir els drets de privadesa d'una altra persona, se'ls pot denegar l'accés. Aquí és una bona idea conservar aquests elements sota una pestanya separada al fitxer personal del treballador. Algunes lleis estatals poden permetre a l'empleat enviar rescindir a accions o avaluacions disciplinàries.
Consells
-
Mantingueu una còpia de la llei estatal, si n'hi ha, al vostre accés a fitxers de personal d'empleats publicats o pràctics, a la zona on es mantenen aquests fitxers. Això evitarà els conflictes entre la direcció i l'empleat sobre el que és i no és admissible.
Avís
Tots els empleats han de ser tractats de la mateixa manera pel que fa al manteniment i l'accés dels seus registres de personal. Qualsevol desviació a la pràctica pot sotmetre a l'empresa litigis. Si teniu cap dubte sobre com mantenir els fitxers del personal dels empleats, consulteu amb un advocat.
