Qualsevol persona que dirigeix un negoci s'ha enfrontat al repte de garantir que els empleats prenguin els passos adequats per fer el treball. Això s'aplica particularment a les empreses que fabriquen productes o presten serveis, organismes governamentals que han de fer complir normes i organitzacions com hospitals que s'encarreguen de la salut dels pacients. Com fan aquestes preocupacions per assegurar-se que els empleats segueixin els passos adequats? Escriuen procediments de qualitat que especifiquen el paper de cada empleat en la millora del rendiment global.
Comenceu per entendre la diferència entre la qualitat interna i la qualitat externa. La qualitat interna es refereix als intents d'una empresa per millorar les seves operacions internes, com millorar la gestió i el rendiment dels empleats. La qualitat externa es refereix als esforços d'una empresa per mantenir uns nivells elevats de satisfacció del client.
Centreu-vos en els procediments d'escriptura per millorar la qualitat interna. Cal destacar que tots els que hi ha a la companyia, des del personal de suport fins als directius d'alt nivell, han de participar. No obstant això, recordeu que si mostra un interès genuí en les respostes dels empleats a nous procediments, és probable que inspire la implicació dels empleats, que acaba augmentant la moral.
Tome consells de l'Organització Internacional per a la Normalització (ISO), que ha publicat manuals de qualitat per als fabricants i proveïdors de serveis. Segons Praxiom Research Group Limited, que interpreta les normes ISO per al públic en general, ISO 9004 suggereix que les empreses "creen un entorn sociocultural que suporta la millora". Això significa que els directius han de respectar el personal de suport per obtenir el respecte a canvi, la companyia ha de compartir informació corporativa amb els empleats i que els supervisors poden animar els empleats a treballar millor establint l'exemple correcte.
Desenvolupar un sistema per mesurar la millora en el procés de qualitat. Un any més, ISO 9004 recomana a les empreses que aprenguin a mesurar la satisfacció del client i el desenvolupament professional dels empleats, els principals components d'un sistema de gestió de qualitat total.
Tingueu en compte els suggeriments formulats per GMP, líder mundial en bones pràctiques de fabricació, a empreses que busquen escriure procediments de qualitat. GMP suggereix que els directius entenen cada treball abans d'escriure els procediments per a això. Han d'incloure els passos clau que els empleats han de seguir quan realitzen els seus treballs particulars.
Escriure procediments de qualitat en el llenguatge quotidià. Segons GMP, "Pot augmentar la legibilitat del procediment utilitzant frases curtes i simples".
Obteniu informació sobre com empaquetar els procediments perquè els empleats prestin atenció. Per exemple, GMP suggereix que feu passos addicionals per dissenyar pàgines atractives, taules de contingut, índexs i visuals atractius.
Utilitzeu imatges en els vostres manuals de procediments de qualitat o instruccions. Les imatges no només permeten que les vostres instruccions siguin més fàcils d'entendre, però es poden utilitzar per emfatitzar punts importants o despertar l'interès dels empleats.
