Encara que totes les reunions no han de seguir estrictament les "Normes de l'ordre de Robert", cal que ho planifiquin prèviament i es mantinguin en una agenda determinada. Una de les pitjors coses que es pot produir en una reunió és quan el líder perd el control dels participants i les discussions van en diverses direccions. En aquests casos, poc o gens s'aconsegueix, i la reunió acaba amb una gran pèrdua de temps i una marca contra el convèncer.
Articles que necessiteu
-
Agenda
-
Coixinets de paper
-
Llapis
-
Materials i equips audiovisuals
Planifiqui una agenda específica, fins i tot si només es cobrirà un element. Doneu un gran avís a qualsevol que hagi de donar un informe. L'agenda explica a tothom el motiu pel qual es realitza la reunió i l'objectiu final. L'ordre del dia també hauria de comptar amb un marc de temps, de manera que aquells que assisteixin saben com planificar la resta del dia.
Proporcioneu als assistents amb una còpia de documents que es debatran diversos dies abans de la reunió. Demana-los que estiguin preparats per parlar de l'informe i d'incloure els seus pensaments i comentaris. No vol que ningú llegeixi el diari mentre uns altres ho discuteixen.
Amplieu l'apreciació de cada persona que contribueixi a la reunió. Intenta obtenir l'entrada de cada persona present i agraeix a cada un la seva participació amb un comentari personal.
Enviar a cada un dels assistents una nota de seguiment amb els principals punts realitzats al llarg de la reunió. Si es tracta d'una reunió formal amb les notes preses, cada persona hauria de fer-les revisar abans de la propera vegada que el grup es reuneixi.
Consells
-
No deixeu que una persona arribi tard a cada reunió. Estar tard una o dues vegades està bé, però cada vegada es mostra una falta de respecte.
Avís
Si sembla que la reunió s'executarà més de deu minuts després de l'ordre del dia, preneu una votació sobre si voleu continuar o tornar a reunir.
