Si la vostra organització té més d'un empleat, i els empleats viatgen o fan compres per a la companyia a les seves targetes de crèdit, necessiteu una política de reemborsament de la targeta de crèdit.Les polítiques de reemborsament de la targeta de crèdit us permeten determinar quines despeses es pagaran, establir un límit de despeses i informar els empleats sobre com funciona el procés de reemborsament.
Determineu si es requereix l'aprovació prèvia
El reemborsament de les despeses de targetes de crèdit dels empleats pot suposar una malson econòmica si els recursos humans i la comptabilitat no tenen idea de quin tipus de càrrecs esperen. Si es requereix una aprovació prèvia per a algunes o totes les despeses de targetes de crèdit, es pot eliminar l'impacte de l'adhesiu durant la conciliació dels càrrecs de reemborsament de la targeta de crèdit. Els formularis i ordres de compra de viatges o despeses poden ajudar els administradors a aturar la despesa no autoritzada, alhora que ajuden els recursos humans i la comptabilitat a obtenir una idea sobre els costos que es reemborsaran.
Establir límits de despeses
Redreçar els reemborsaments de la targeta de crèdit mitjançant la fixació de límits de les despeses és una altra manera que les polítiques de reemborsament de la targeta de crèdit poden ajudar a prevenir problemes de pressupost. L'establiment de límits de despesa per a menjars, hotels i entreteniment mantindrà els reemborsaments de viatges facturats, mentre que els reemborsaments per serveis o materials han de ser controlats mitjançant ordres de compra o preautorització. Les despeses estàndard per a menjars, per exemple, poden eliminar la necessitat que els empleats activin els rebuts, i són útils per a organitzacions que processen molts reemborsaments.
Definir quines despeses es reemborsaran
Qualsevol política de reemborsament de targetes de crèdit hauria de definir clarament quines despeses es reemborsaran. Mentre que els costos de menjar, viatges i allotjament són costos estàndard per al reemborsament, la cultura de l'empresa pot dictar altres costos que estan subjectes a reemborsament, com ara costos per a l'entreteniment de clients, incloent o excloent begudes alcohòliques i servei de bugaderia per a viatges de negocis llargs. La vostra política hauria de definir quins costos es poden reemborsar i quan, per evitar l'abús dels comptes de despeses dels empleats.
Determineu el que és necessari per a fer reemborsaments substancials
El reemborsament dels càrrecs per targeta de crèdit dels empleats pot convertir-se ràpidament en problemàtic per a la comptabilitat i els recursos humans si la política de reemborsament no determina quina documentació és necessària. Tot i que algunes empreses confien en rebuts individuals, altres utilitzen rebuts per correu electrònic o còpies comentades d'extractes de targetes de crèdit, o estableixen drets estàndard per a la majoria de les despeses reemborsables per evitar l'excés de paperassa per complet. El volum de reemborsaments amb què s'encarrega la vostra empresa hauria de dictar la vostra política.
