Els sistemes d'informació financera són programes de programari que ajuden a les empreses a gestionar els seus diners. Es poden configurar sistemes per fer un seguiment de la vostra banca, comptes a cobrar i comptes a cobrar; per generar informes financers estàndard com ara una declaració de beneficis i pèrdues; i informar la informació en diversos formats. És important triar un sistema que s'adapti a les necessitats de l'empresa.
Sistemes
Un únic propietari amb un petit negoci a casa pot fer-ho perfectament amb el mateix tipus de programari de pressupost personal que utilitzen molts individus. El següent pas en la sofisticació seria un programa de gamma baixa que s'encarregui de la comptabilitat empresarial bàsica, però sense molta capacitat per a auditories o controls de seguretat. Després vénen sistemes més cars que poden dur a terme més funcions. A la part alta vénen els programes de "planificació de recursos empresarials" amb una gran capacitat que es poden adaptar a les necessitats exactes de l'usuari. També hi ha programes "verticals" especialitzats per a indústries particulars, com la banca o la construcció.
Actualització
Quan la vostra empresa creixi fins al punt que necessiteu millors sistemes d'informació financera, és millor decidir el que necessiteu abans de comprar-lo. Pregunteu a si mateixos quins són els problemes amb el sistema actual: manca d'informació sobre l'inventari, l'auditoria feble o la complicada utilització, i el que voleu fer en el nou sistema que ara no és possible. L'adaptació d'un sistema a la vostra empresa costarà diners, així que assegureu-vos d'obtenir les funcions que desitgeu.
Informes
Igual que el vostre sistema d'informació financera, el vostre sistema d'informes financers hauria de complir les vostres necessitats específiques. Emcee Consulting afirma que, en el nivell més bàsic, hi ha un full de càlcul autònom. Si això no s'ajusta a la vostra empresa, és fàcil canviar els números manualment, cosa que pot fer que l'auditoria sigui més difícil: molts sistemes financers proporcionen programari propietari per fer informes, alguns dels quals són compatibles amb fulls de càlcul. Alternativament, podeu comprar un sistema financer que proporcioni informació en molts formats i arranjaments, tot i que la flexibilitat augmentarà el vostre cost.
Consideracions
Si la vostra empresa està sotmesa a qualsevol llei d'informació financera, com ara les normes federals de Sarbanes-Oxley, cal assegurar-vos que el vostre sistema d'informació financera us ajudi a complir les normes. Si anticipa créixer el vostre negoci més, també hauria d'obtenir un sistema que pugui créixer i adaptar-se a mesura que canvien les vostres necessitats. El programari que compreu ha de ser fiable, sense problemes i fàcil d'usar. Aquest últim requisit serà molt important si actualitzeu des d'un sistema senzill a un que ha d'aconseguir més tasques i gestionar més informació.
