La majoria d'organitzacions requereixen als seus empleats saber com escriure determinats tipus d'informes. Per exemple, els professionals de la garantia de qualitat han de saber escriure informes de qualitat. Un informe de qualitat ajuda a avaluar els sistemes de control actuals de l'organització dissenyats per garantir la qualitat dels productes, serveis i processos. Els altres professionals poden utilitzar informes de qualitat ben organitzats per ajudar a millorar els productes i processos de l'organització.
Feu servir les vostres notes. Mentre revisa els processos de garantia de qualitat dins d'una organització, hauria d'anar prenent notes detallades sobre quins són els processos, la forma en què els empleats implementen i la seva eficàcia.
Utilitzeu un llenguatge senzill en l'informe de qualitat. Les frases curtes i les frases simples són la manera ideal d'obtenir el vostre significat i garantir que tots els professionals puguin comprendre fàcilment el contingut del vostre informe.
Escriviu l'extracte per al vostre informe de qualitat. El resum és un resum de totes les seccions del vostre informe. Resumiu cada secció en dues o cinc frases. L'objectiu és que tot el que llegeixi l'extracte sàpiga si llegir tot l'informe val la pena el seu temps.
Afegiu una secció per obtenir informació de fons. Això hauria d'incloure el departament o procés que s'està analitzant, les persones que van assistir a l'anàlisi i el propòsit de l'informe de qualitat.
Incloeu una secció per a les vostres troballes. Quan analitzeu un departament o procés, heu de prestar atenció a com es completen els processos, als empleats implicats i a l'eficàcia que els processos semblen ser per a l'organització. Tots aquests detalls s'han d'incloure en aquesta secció. Les dades o els càlculs es poden incloure per separat i s'adjunten a l'informe.
Finalitzeu el vostre informe de qualitat amb una secció de inferències. Aquesta secció oferirà les seves conclusions i recomanacions per millorar els processos que vau observar. Dóna molta informació a l'hora d'oferir suggeriments. Utilitzeu els detalls visuals, si escau, com gràfics i gràfics. Com més detalls i exemples es puguin donar en aquesta secció, més útil serà l'informe de qualitat.
