El sistema de recursos humans (HRS) és un sistema de tecnologia de la informació que captura, emmagatzema i comparteix informació relacionada amb les pràctiques, polítiques i gestió de recursos humans en una organització. També es coneix com un sistema de gestió de recursos humans (HRMS), el sistema d'informació sobre recursos humans (HRIS), el sistema de gestió del capital humà (HCMS) i la tecnologia d'informació sobre recursos humans (HRIT). Un HRS ajuda a una organització a gestionar tots els aspectes complexos i interconnectats dels recursos humans, inclòs el compliment de les lleis federals i estatals.
Estructura HMS
Un HRS automatitza funcions crucials de gestió de recursos humans, com ara la gestió dels empleats, la indemnització i els beneficis, i el suport a la decisió. Es compon d'un conjunt de bases de dades integrades vinculades a unitats de processament funcional, com la contractació, el temps i l'assistència, el pagament, els beneficis i les pensions, les capacitats dels empleats i la formació. Com que les bases de dades s'integren, la informació bàsica, com ara el nom de l'empleat, l'adreça i el número de la Seguretat Social, només cal introduir una vegada, després de la qual totes les unitats de processament funcionals poden recuperar i utilitzar la informació.
Gestió d'empleats
El HRS captura tota la informació sobre els empleats des de la seva sol·licitud inicial d'ocupació fins al seu últim xec de pagament. Captura informació bàsica d'identificació, assignacions de feina, informació de rendiment, taxa de pagament, inventari de capacitats dels empleats i historial de formació. La informació que es captura a la base de dades de gestió dels empleats també s'utilitza per obtenir informes de compliment obligatoris per a la Comissió d'Oportunitats d'Ocupació Igual (EEOC), com l'edat, el sexe, l'origen nacional, la raça i la discapacitat.
Compensació i beneficis
Les funcions de compensació i beneficis de HRS recopilen informació sobre hores treballades i la utilitzen per calcular els salaris, la quantitat d'impostos federals i estatals i altres deduccions, com ara l'assegurança mèdica i les contribucions de jubilació. El sistema genera xecs de pagament o dipòsits que paguen directament als comptes bancaris dels empleats. A més, calcula les vacances guanyades i les malalties amb un salari i un total anual.
Suport de decisions
Un HRS simplifica les activitats d'informes i suport a la presa de decisions generant informes estàndard de recursos humans, com ara pagaments, nous contractes i transferències d'empleats. Aquesta informació s'utilitza per gestionar el negoci, mesurar el rendiment organitzatiu i planificar el futur. Un HRS també permet als usuaris generar informes especials per analitzar determinades situacions i identificar tendències, com ara una major rotació del treballador en una àrea de l'organització.
Compartir la informació
Els sistemes de recursos humans faciliten l'intercanvi d'informació i la integració amb els altres sistemes empresarials essencials, incloses les finances, la comptabilitat i la cadena de subministrament. També permeten compartir dades amb tercers, com ara informes d'agències reguladores i transferències de dades des de i fins a administradors de plans de pensions i assegurances de salut.
Autoservei d'empleats
Molts sistemes de recursos humans inclouen una funció d'autoservei d'empleats que opera a través d'un enllaç de la intranet: un lloc web segur i privat d'empresa. A través d'aquest lloc web, els empleats poden actualitzar la seva informació personal, ingressar les hores treballades, registrar-se per a la formació i buscar les seves vacances acumulades i malaltes sense haver de contactar amb un representant de recursos humans. Els empleats poden buscar la seva informació des de l'ordinador en els seus escriptoris, un ordinador portàtil o des d'un quiosc d'ordinadors situat al pis de la fàbrica o al magatzem.
