Un llibre major és un fitxer o llibre en què un negoci registra totes les seves operacions financeres. Al començament de cada exercici, es comença un nou llibre general amb un saldo inicial. Durant aquest any, el comptable o el comptable ingressaran totes les transaccions, separades en comptes assignades. Això normalment es fa amb els codis de compte assignats per l'empresa. No només un llibre major general ajuda a un negoci on els diners ha anat, sinó que també ajuda a pronosticar el que es necessitarà en el proper exercici fiscal.
A la primera cel·la del full de càlcul o a la part superior esquerra del quadern de còpia impresa, introduïu "Codi G / L". Aquí s'hi introduiran els codis generals del compte. Cada codi de compte està assignat a un departament o categoria en particular, com subministraments d'oficina, franqueig o serveis legals.
A la segona cel·la del full de càlcul o al segon espai de la primera fila del llibre principal, introduïu "Data de facturació". En aquesta columna, la persona responsable entrarà en la data en què s'hagi produït el crèdit o el deute. Introduïu "Número de factura" a la següent cel·la.
A les tres cel·les o espais següents, introduïu "Sol·licitat per", "Quantitat de comprovació" i "Pagament a". S'inclourà la persona responsable de mantenir el llibre general que va sol·licitar un xec, quant i a qui es va fer. A la següent cel·la o espai, introduïu "Propòsit" per permetre una descripció detallada de les despeses.
A la cel·la final o a l'espai de la primera fila, introduïu "Equilibri". Introduïu el saldo inicial de l'any fiscal a la primera cel·la d'aquesta columna a sota de l'encapçalament.
Introduïu una fórmula per inserir automàticament el saldo restant a la columna "Equilibri", si feu servir un programa de full de càlcul com Microsoft Excel. La sintaxi d'aquesta fórmula seria "= últim saldo - import de xec". Si utilitzeu un llibre de notes amb còpia impresa, el saldo s'haurà de calcular manualment.
Consells
-
Si l'empresa utilitza múltiples comptes sub sota un codi de G / L, com ara els codis per a subministraments d'oficina carregats a departaments específics, useu fitxes de full de treball diferents o pàgines de llibres per a cada departament utilitzant el saldo del pressupost de cada departament.
