Els sistemes i procediments són vitals per a l'execució d'un negoci amb èxit. Segons Michael Gerber, consultor comercial i autor de la guia de negocis més venut "The E-Myth", les empreses dirigides pels sistemes estalvien temps, causen menys estrès i guanyen més diners que les empreses impulsades per la paraula i les instruccions del propietari. La creació de procediments d'oficina és un exercici de lògica i organització, que es duu a terme millor en un ordre pas a pas.
Definiu l'abast del procediment, exactament el que es pretén assolir el procediment. Sigui raonablement detallat, però no tan gravíssim. Per exemple, necessiteu un procediment per gestionar el correu entrant diferent d'un procediment per gestionar el correu sortint. No necessiteu un procediment diferent per a correu brossa, butlletins, revistes i correu personal. Aquestes subcategories es poden incorporar al mateix encapçalament general.
Definiu qui és l'encarregat d'assegurar-se que es du a terme el procediment, inclosos els terminis o línies de temps associades al procés. La persona responsable no ha de fer-ho personalment, sinó que ha de consultar amb el delegat assignat per garantir la seva finalització i inspeccionar la qualitat. Aquesta definició se li assigna millor a un títol en lloc d'una persona, fins i tot si sap qui farà la feina en aquest moment.
Llista les tasques individuals inherents a aquest procés. Posar-los en ordre cronològic.
Escriure una descripció de cada tasca, inclosos els límits de temps raonables, les eines requerides i les accions bàsiques necessàries. Incloeu un "estat de finalització": el que sembla la tasca quan hàgiu acabat. L'estat de finalització és de vital importància per inspeccionar el treball i valorar el rendiment dels empleats.
Escriure les conseqüències de no completar una tasca dins del marc de temps indicat. Això inclou l'acció disciplinària per a l'empleat i un pla de contingència per als problemes derivats del fracàs.
