Durant la majoria de les transaccions comercials, s'espera que els clients paguin quan es compren els productes o es prestin els serveis. Algunes empreses permeten als clients enviar el pagament després del fet, i altres permeten que els clients realitzin pagaments a terminis al llarg del temps. Això funciona bé la majoria de les vegades, i poques empreses tenen problemes amb una gran quantitat de clients que no paguen. Tanmateix, quan sorgeixen problemes de pagament del client, les empreses han de prendre els passos adequats per rebre el pagament. Un dels primers passos sovint és una carta per exigir el pagament.
Poseu el vostre nom o el nom de l'empresa, la vostra adreça, la informació de contacte, com ara el número de telèfon i l'adreça de correu electrònic, i la data a la part superior dreta de la pàgina. Podeu utilitzar el paper de carta de l'empresa centrat a la part superior de la pàgina en lloc d'escriure la vostra informació, però encara heu d'incloure la data al costat dret.
Col·loqueu el nom, l'adreça i el número del compte del client, si escau, sis línies de la part superior de la pàgina, al costat esquerre.
Doneu la quantitat que el client deu en el primer paràgraf. Comenceu la lletra amb una declaració com "Aquesta carta és demanar el pagament en la quantitat de (en blanc)". Indiqueu al client la data que se suposa que havia enviat el pagament.
Indiqueu al client la data en què ha d'enviar el pagament. Indiqui si vol que accepti un pagament més petit o que realitzi un pla de pagament.
Indiqueu al client les conseqüències de l'incompliment continuat en el segon paràgraf. Això inclou taxes, augments de tipus d'interès, demandes judicials o enviament de comptes a agències de cobrament.
Gràcies al client pel seu negoci i per la seva atenció puntual a l'assumpte en l'últim paràgraf. Convidar-lo a contactar-vos amb preguntes. Escriviu el vostre nom complet i el títol del vostre treball al final de la pàgina. Poseu la vostra signatura més amunt del nom que heu escrit.
