En un entorn d'oficina, és important mantenir sempre un comportament professional. Puntualment és essencial i s'haurien d'intentar arribar a temps. A menys que estigueu esperant una trucada important, els telèfons mòbils haurien de desactivar-se o activar-se per vibrar per no alterar l'oficina. Vesteixi el vestit adequat per al tipus de negoci realitzat. Per exemple, portar jeans en un entorn d'oficina professional es consideraria inadequat, però els pantalons texans poden ser un vestit acceptable en una oficina de construcció.
Servei d'atenció al client
Un dels factors més importants en els procediments d'oficina és com es tracten els clients quan truquen o visiten l'oficina.
Quan es tracta de clients en persona, és una bona idea saludar a la persona amb un somriure i estar atent a les seves necessitats. Si un client entra amb una queixa, escolta atentament, però no es converteix en defensiu, confrontiu o molest, només servirà per augmentar la situació. Mostra una preocupació genuïna per l'expressió facial o el llenguatge corporal, quan un client es queixa. Si el client està abandonant, deixa que es desvieu, no intenteu detenir-los o parlar-ne. Una vegada que hagin expressat la seva reclamació, respon amb calma dient-los què està pensant fer per ajudar-los o a qui els remetrà i com aquesta persona podrà ajudar-se a resoldre el problema.
Etiqueta de telèfon
Com que la persona de l'altre extrem de la línia no us pot veure, els telèfons haurien de respondre de forma optimista. La persona de l'altre extrem ha de poder escoltar el "somriure" de la vostra veu. Respongueu sempre a les trucades entrants amb el nom de l'empresa cuidant-se d'enunciar el nom de l'empresa perquè sigui comprensible. De vegades és necessari que es mostrin les trucades abans de reenviar-les al destinatari. Feu tot el possible perquè el nom de la persona sigui correcte. Mantingueu un bloc de notes útil per escriure el nom de l'interlocutor en cas d'interrupcions o el destinatari no respon i la trucada es torna a recuperar. Això permetrà dirigir-se directament a l'interlocutor.
Interacció amb altres empleats
Mai és una bona idea parlar de problemes personals amb altres empleats o involucrar-se en xafarderies d'oficines. S'ha d'evitar la política i la religió com a temes de conversa d'ofici.
Sempre sigui respectuós quan es dirigeixi a altres empleats. Una bona regla és si la persona a la qual esteu dirigint és subordinada, és correcte que els dirigeixi pel seu primer nom, però un supervisor o gerent hauria de dirigir-se com a senyor o senyora, tret que demanin que els indiqui el primer nom.
Organització
L'àrea de treball sempre ha de ser neta, ordenada i organitzada. Si està malalt o fora de l'oficina per qualsevol motiu, potser algú haurà de recuperar informació del seu escriptori i no hauria d'haver de "picar" a través de tot l'espai de treball per trobar el que busca. També és important no guardar articles personals ni a l'escriptori perquè algú accidentalment "tropejar" amb alguna cosa que no vulguis fer públic.
Atenció al detall
Si el treball requereix diversos passos per completar, és una bona idea fer una llista de comprovació i revisar cada element a mesura que es completi. No importa quins funcions se'ls assigna una gran atenció als detalls és fonamental per fer un bon treball.
Si la creació de documents forma part del treball, assegureu-vos d'executar un corrector ortogràfic i gramatical a cada document. Sigui quina sigui la feina que requereixi, sempre és una bona idea revisar el treball abans de fer-ho.
