Si un projecte no té un bon pla de comunicació, està condemnat a fracassar. La responsabilitat principal d'un gestor de projectes és desenvolupar i organitzar un pla de comunicació eficaç i eficient. Això motivarà l'equip del projecte i permetrà que el projecte es dugui a terme de forma oportuna. Un bon pla de comunicació ha de generar un clima obert i transparent on tothom se senti còmode donant idees i aportacions. Un administrador de projectes que actua com un dictador serà autoproclamador.
Introducció
Desenvolupar una estratègia de comunicació: (1) Desenvolupar i definir el projecte. Com a gestor de projectes, sou la font d'informació principal. La seva tasca és comunicar-se eficaçment per dirigir i motivar l'equip del projecte. (2) Crear un fòrum que permeti l'intercanvi d'idees. Que tothom en l'equip sap que la seva contribució és valuosa. La comunicació és un diàleg i no un monòleg. El pla de comunicació ha de fomentar i engendrar la interacció i l'aportació de tots els implicats. (3) Clarifica els objectius de comunicació. Els objectius de la bona comunicació han de permetre que el projecte es dugui a terme eficaç i puntualment. Això ajudarà a evitar sorpreses, evitar duplicacions i revelar omissions.
Responsabilitats del delegat. Els membres individuals de l'equip del projecte haurien de saber quines són les seves responsabilitats particulars i a qui són responsables. Tots haurien de conèixer els objectius de la comunicació.
Utilitzeu diferents mitjans i mètodes per mantenir la comunicació actualitzada i per mantenir informada a tothom. Això inclou actualitzacions per correu electrònic, memos de projecte, trobades presencials i informes habituals.
Definiu una línia de temps per als informes i les ressenyes. A més de l'intercanvi diari d'informació, programar dates de trobada i terminis d'informes. Això mantindrà l'equip motivat i estructurat. També ajuda a prioritzar tasques.
Revisa el pla de comunicació per assegurar-te que funciona correctament. Busca informació de l'equip. Es comunica la informació necessària en forma oportuna. Si no, quines millores es poden fer per millorar-lo?
