La gestió del contracte és l'administració d'un acord jurídicament vinculant entre dos o més partits. El gestor contractual desenvolupa el document del contracte a partir d'una sol·licitud d'ofertes per escrit, les respostes del venedor i les negociacions amb els licitadors. Un cop signat el contracte, el treball del gerent del contracte és garantir el compliment del que s'escriu en el contracte. Un contracte clar, complet i aplicable és essencial per solucionar amb èxit qualsevol problema que es produeixi durant l'execució del contracte, inclosos els reptes comuns de gestió contractual que es tracten en aquest article.
El treball no és el que s'esperava
La millor manera d'evitar que el repte del treball no sigui el que s'esperava és definir clarament les vostres expectatives en el vostre contracte. Els requisits comercials solen documentar-se en una Declaració de treball. Involucra les persones a tots els nivells de l'empresa per establir requisits i escriure la Declaració de treball, inclosos els usuaris finals. No feu servir jerga. Definir tots els termes i sigles comercials.
S'ha superat el pressupost o la línia de temps
En el seu contracte, defineixi clarament l'abast del projecte. Assegureu-vos que el pressupost i el calendari negociats són realistes. Establir un mètode per fer el seguiment del pressupost i la línia de temps per assegurar-vos que estigueu orientat. D'aquesta manera, podeu controlar el pressupost i el calendari constantment al llarg del projecte.
La manca de recursos amb les competències adequades
És imprescindible nomenar un equip de projecte en ambdós costats del contracte que estigui facultat per dur a terme el treball. S'ha d'incloure un pla organitzatiu com a part dels requisits del contracte. En el contracte, defineix títols, si no persones físiques, per treballar en el projecte i habilitats o certificacions estatals que es puguin necessitar. El pla organitzatiu s'ampliarà sobre això, incloent un organigrama de tots els membres del projecte.
L'estat del projecte és desconegut
Indiqueu en el contracte que es col·locarà un pla de comunicació. Aquest pla hauria d'incloure el que es requereix en termes d'actualitzacions d'estat i reunions de rutina, així com abordar com es produirà la comunicació amb altres parts de l'organització, especialment aquelles que treballen en projectes dependents.
El canvi es produeix
Estructurar el contracte per garantir que els riscos s'identifiquen i es revisen setmanalment per part de l'equip és la millor manera de preparar-se per al canvi. El contracte ha d'incloure requisits per avaluar el risc i identificar solucions per mitigar el risc. A més, s'haurà d'incloure un contracte formal de control de canvis.
El pagament es repudi
Definiu els mètodes i processos del vostre contracte per recompensar / penalitzar en funció del compliment del contracte. Definir mètodes per mesurar el progrés. Defineix els criteris d'acceptació exactes. Aquesta claredat en el contracte garantirà que ambdues parts entenen el que s'espera d'acceptació i pagament.
