Els empresaris han de ser meticulosos amb tots els aspectes de la seva tasca. Els empresaris descuidats o mandrosos perdin el temps i la classificació de diners a través d'extrems solts; a més, si els registres comercials i els sistemes de comptabilitat no són precisos, el propietari podria ser acusat de violar les lleis laborals estatals i federals. Un d'aquests sistemes que necessita ser exacte és el sistema de nòmines.
Generar informes precisos d'any a l'ingrés dels empleats
Un sistema de nòmines ha de poder mantenir i generar informes precisos sobre els ingressos dels empleats. Des del punt de vista del propietari del negoci, la possibilitat de generar informes d'ingressos a l'últim any fa que els impostos sobre l'emissió d'impostos siguin més fàcils: l'import utilitzat per calcular les deduccions fiscals per les despeses empresarials respecte als empleats (específicament, els ingressos de l'empleat) pot ser fàcilment accessible. Des del punt de vista d'un empleat, poder demanar a l'empresari que registri els seus ingressos podria ser fonamental per a la concessió de préstecs o ajudes estatals (com ara les prestacions d'incapacitat o atur).
Genera xecs de pagament i xecs de pagament
Un objectiu igualment important de qualsevol sistema de nòmines és generar xecs i xecs de pagament. La computació d'aquesta tasca estalvia temps i diners a gestors i empresaris; en comptes de revisar manualment les targetes de temps i calcular una quantitat de verificació en funció de les hores treballades, s'haurà de dissenyar el sistema de nòmines per calcular automàticament aquestes xifres. Els empleats també aprecien un sistema de nòmines a temps: redueix l'ansietat sobre rebre els controls a temps i qualsevol angoixa sobre rebre un xec per la quantitat equivocada.
Ajudeu els propietaris a complir amb les lleis laborals
Un sistema de nòmines ha de fer que el compliment de les lleis laborals estatals i federals sigui més senzill, alhora que ajudi al propietari a reduir les despeses generals. Per exemple, la llei federal exigeix que els empleats paguin hores extraordinàries si treballen més de 40 hores en una setmana laboral.
Un sistema de nòmines ha de factoritzar automàticament en el pagament de les hores extres. Això ajuda als empresaris a mantenir-se dins de la llei quan arriba el moment de pagar hores extraordinàries. A més, atès que un empresari pot utilitzar el sistema per comprovar el nombre d'hores que un empleat treballa, l'empresari pot canviar els horaris per evitar pagar hores extres addicionals (ajudant així a que l'empresari mantingui els costos més baixos).
A més, un sistema de nòmines hauria de poder imprimir formularis fiscals i altres xifres requerides per l'estat (com els imports de FICA) per facilitar el compliment de les lleis laborals.
