Una invenció que juga un paper important en les operacions comercials és el processador de textos. Inicialment llançat a la dècada de 1800 en forma de màquina d'escriure, el programari actual de processament de textos basat en ordinador fa combinar el treball del gabinet d'arxius, màquina d'escriure i ploma de tinta. Juntament amb la gran varietat de capacitats, la facilitat d'ús i l'accessibilitat fan que sigui una inversió empresarial sensata.
Fa que sigui més fàcil crear plantilles
En un entorn d'oficina, els documents més utilitzats solen ser personalitzats per adaptar-se a escenaris individuals. Això normalment s'aconsegueix mitjançant la creació de plantilles que utilitzen programari de processament de textos com MS Word o Pages.
Una plantilla és un document creat com a punt de partida per a futurs documents. Juntament amb la flexibilitat d'afegir i eliminar dades, les plantilles ofereixen als usuaris la possibilitat d'editar i imprimir diverses còpies de cartes comercials importants, totes amb informació clau diferent.
Fa més fàcil estalviar i assegurar documents
La funció "desar" o "desar com a" que ofereixen els documents de processament de textos permet als usuaris donar noms memorables a documents dins de la mateixa ubicació del fitxer o en ubicacions de fitxers diferents. Quan els documents es guarden en un ordinador protegit, la informació del client està protegida i és fàcil de recuperar en qualsevol moment.
La funció de protecció de contrasenyes disponible en documents oberts evita canvis no autoritzats a documents importants. Això pot resultar útil si diverses persones confien en la informació d'aquests documents per realitzar els seus treballs (p. Ex., Processadors de reclamacions d'assegurança mèdica que paguen reclamacions segons acords contractuals realitzats amb metges).
Estalvia temps i el medi ambient
Quan les funcions del programari de processament de textos s'utilitzen conjuntament amb bones habilitats d'organització, això estalvia temps als usuaris. En lloc de classificar el temps i buscar brossa incorrecta o incorrecta, fer servir la funció de cerca de l'ordinador fa que els fitxers siguin senzills.
A més, el processament de textos beneficia el medi ambient reduint la quantitat de paperassa necessària per realitzar tasques diàries (p. Ex., Arxivar, enviar cartes, enviar agendes de reunions). En enviar documents mitjançant un correu electrònic segur, el cost del franqueig i els residus de paper es redueixen significativament.
