A "Keeping the Books: Basic Recording and Accounting for the Successful Small Business, setena edició", Linda Pinson defineix els comptes a pagar com aquells deutes que una empresa adquireix als creditors pels béns adquirits o els serveis prestats. Les empreses assignen les responsabilitats de desemborsar pagaments als membres del seu equip comptable o d'un equip dedicat per pagar comptes.Un equip dedicat per pagar comptes empra conjunts estàndard de procediments de processament Aquests procediments minimitzen els costos generals mentre es maximitzen les relacions de proveïdors.
Importància
El frau, la malversació i els errors en el processament poden arrasar un negoci. És fonamental implementar procediments de control per mitigar aquest risc. Alguns controls comuns i efectius inclouen: separació de deures per mitigar el risc de malversació; funcions formals de compra i pautes per mitigar el risc de malversació, factures i errors fraudulents; segon llindar de la suma del dòlar signant per mitigar el risc de malversació i errors; i la validació de número de factura sistemàtica per mitigar el risc de duplicar els errors de pagament.
Venedors
Els creditors s'afegeixen a la base de dades de la companyia com a proveïdors. Normalment, aquesta tasca se li assigna a un empleat o administrador de finances que no té la capacitat de generar pagaments.
Per assegurar-vos que els pagaments es generen en forma oportuna, els proveïdors se'ls anima a treballar amb l'equip de pagament dels comptes per abordar els problemes de facturació. Si es posa en contacte amb els agents de compres o amb el departament d'ordre, s'hi afegiran retards per localitzar o resoldre factures no pagades o parcialment pagades.
Funció
Es demana als proveïdors que enviïn factures directament al departament de comptes a pagar. La factura s'imprimeix amb el temps i s'inicia el rellotge de processament. Si es va generar un ordre de compra per adquirir béns o serveis, la factura es correspon amb l'ordre de compra i la prova de recepció. Mary S. Schaeffer analitza aquest procés "de tres vies" del llibre "Comptes a pagar: una guia per dirigir un departament eficient".
Si la compra es realitza sense cap ordre de compra, ha de complir les directrius establertes per la companyia. Si es compleixen les directrius, la factura es reenvía al departament d'ordre per a l'aprovació i la codificació adequada.
Procediments de desemborsament
L'analista pagador de comptes està autoritzat a generar pagaments. L'analista treballa amb diligència per processar les factures de manera oportuna per assegurar-se que es paguen amb rapidesa i es prenen descomptes sempre que sigui possible. Ambdós objectius generen oportunitats per controlar els costos generals. Això és especialment important quan els organismes governamentals són sancionats per pagaments retardats.
Els pagaments electrònics són una altra eina d'estalvi de costos. Això redueix el cost dels xecs de paper i minimitza el frau de verificació o malversació. Si és necessari emetre un pagament parcial o disminuir el pagament, els comptes es paguen pels documents analistes i s'expliquen les circumstàncies.
Auditoria interna
L'analista pagador de comptes garanteix que els pagaments es desemborsen d'acord amb la política de la companyia. L'equip d'auditoria interna de la companyia revisarà de manera selectiva els resultats del treball de l'analista demanant la documentació per a un grup selecte de factures. L'auditor revisa la documentació per assegurar que els procediments de control estiguin al seu lloc i es seguissin correctament. Els procediments de control insuficients resulten en pèrdues inesperades. Es requereixen temps i cost addicionals per recuperar aquestes pèrdues.
