Tots els negocis haurien de tenir polítiques i procediments escrits que documentessin el que s'espera dels empleats i el que poden esperar del negoci. De vegades es refereix com a manual d'empleat, aquests documents proporcionen directrius clares sobre les lleis vigents, la indemnització dels empleats i la forma en què l'empresa realitza negocis.
Funció
Un dels propòsits d'una política de personal i un manual de procediments és abordar requisits legals com ara l'ocupació d'igualtat d'oportunitats. En abordar diferents requisits legals, el manual proporciona protecció tant al negoci com als seus empleats. Com a manual, aquestes polítiques i procediments de personal constitueixen una base per a la formació dels empleats.
Els fets
Una política eficaç del personal i un manual de procediments hauria de tenir directrius escrites que incloguin les següents seccions: responsabilitats de cada rol en el negoci, beneficis dels empleats, baixa mèdica, vacances, hores, períodes de pagament, disciplina, el procés de promoció i com es gestionen els problemes de rendiment. El manual també ha d'abordar les lleis laborals i com l'empresa maneja l'assetjament laboral, la discriminació i l'abús de substàncies. També s'hauria d'afegir una política de queixa perquè els empleats i els empresaris entenguin com es resolen els problemes.
Efectes
En esbossar les regles i les creences del negoci en un manual, tothom sap què s'espera d'ells. Això proporciona una base per a la coherència en el lloc de treball. Com assenyala l'Associació Nacional de Restaurants a la guia de creació manual de l'empleat, "Com més us deixeu al judici dels vostres empleats, menys probable és que facin les coses de la manera que vulgueu fer". Una guia per escrit i una guia de procediments, seguits, millorarà la confiança d'un empleat a l'empresa i la moral general del lloc de treball.
Beneficis
Els avantatges d'esbrinar les polítiques i els procediments de personal van més enllà d'afectar directament els empleats. A mesura que la satisfacció dels empleats augmenta, també ho fa la satisfacció del client Quan tots els empleats funcionen sota els mateixos coneixements, s'aconsegueix la coherència en el servei al client. Quan un client pot esperar un cert nivell de rendiment o qualitat de producte de qualsevol empleat de l'empresa, crea un impacte positiu en la marca de la companyia, la seva reputació i la seva xifra fiscal.
Consideracions
Per ser eficaç, s'han de seguir totes les polítiques i procediments descrits en el manual. La manca d'adhesió tindrà un efecte negatiu en la satisfacció dels empleats i pot comportar conseqüències legals. De la mateixa manera, el procediment de queixa s'ha de seguir pas a pas per tal de protegir els interessos de tots els empleats implicats. Si les polítiques i els procediments s'han d'actualitzar durant l'ocupació, assegureu-vos que tots els empleats rebin una còpia i que signin un formulari de reconeixement. Finalment, assegureu-vos que un advocat ho revisi els canvis que vulgueu fer a les polítiques i procediments de personal. En alguns casos, les polítiques i els procediments es poden considerar contractes implícits i poden afectar la capacitat d'una empresa de rescindir un empleat.
