Per convertir-se en un líder de la indústria o fins i tot avançar simplement en la teva carrera, has de dominar l'art de la comunicació o el procés en què els individus interactuen, intercanvien i interpreten significats. La transmissió intel·ligent d'informació a través de la conversa inactiva és fàcil. La comunicació eficaç requereix habilitat i delicadesa. Per comunicar-se correctament, haureu de poder presentar idees de forma efectiva, persuasiva, clara i concisa.
Com dominar l'art de la comunicació en l'empresa
Com a qualitat essencial en el món dels negocis, la comunicació pot fer o trencar la seva carrera professional. Per convertir-se en un líder de la indústria o fins i tot avançar simplement en la teva carrera, has de dominar l'art de la comunicació o el procés en què els individus interactuen, intercanvien i interpreten significats. La transmissió intel·ligent d'informació a través de la conversa inactiva és fàcil. La comunicació eficaç requereix habilitat i delicadesa. Per comunicar-se correctament, haureu de poder presentar idees de forma efectiva, persuasiva, clara i concisa. La comunicació només té èxit quan tant el remitent com el receptor entenen el contingut de la informació presentada de la mateixa manera. Llavors, com domina l'art de la comunicació?
Comprendre els principis de comunicació bàsics En primer lloc, cal tenir clar per què està comunicant-se i després comunicar-se el missatge sense que apareguin malentesos i confusions. Redueix la freqüència dels malentesos amb una comunicació clara, concís, precisa i ben planificada. Tingueu en compte els vostres objectius, ja que heu d'articular-lo per aconseguir-ho. • Què vols que recordeu el vostre públic? • Què vols transmetre? • Què vols que el teu missatge arribi?
En segon lloc, cal saber enviar la informació de manera que el receptor pugui decodificar correctament. L'èxit en això depèn d'explicar clarament la informació però també d'anticipar-se i eliminar possibles fonts de malentès. La clau: conèixer el vostre públic. El vostre missatge es lliura als membres individuals de l'audiència, tots els quals entren al procés de comunicació amb les seves pròpies idees i creences que, sens dubte, influiran en la seva comprensió del missatge. A més, és fonamental comprendre els punts forts i febles dels diferents canals de comunicació que inclouen, entre d'altres, personalment, telèfon, correu electrònic i text. Assegureu-vos d'utilitzar el canal adequat per al vostre missatge. Per exemple, donar indicacions llargues sobre el telèfon probablement no sigui la ruta més eficaç. De la mateixa manera, tampoc no està proporcionant comentaris negatius per correu electrònic. Examineu les fortaleses i les debilitats de tots els canals de comunicació en relació amb el vostre missatge per assegurar-vos que tria el canal que comunicarà el missatge millor. Estigui receptiva als comentaris del vostre públic, especialment quan es comuniqui personalment o per telèfon. Preste molta atenció a les seves reaccions verbals i no verbals al seu missatge per ajudar a determinar si el públic ha entès el significat de la informació presentada. Una altra manera d'augmentar les seves habilitats de comunicació en els negocis és eliminar qualsevol barrera que pugui causar malentesos. Les possibles barreres al vostre missatge poden arribar a ser massa llargues, utilitzant el canal de comunicació equivocat, desorganitzat en la presentació de la informació, utilitzant un llenguatge verbal i no verbal pobre, oferint massa informació massa ràpidament, sense comprendre la cultura i la cultura de l'audiència. no presentant un missatge simplificat i conciso. A més d'aquestes directrius generals, podeu perfeccionar les vostres habilitats de comunicació centrant-se en àrees de comunicació més generalitzades, com ara crear efectives i fer front a les primeres impressions, transmetre un llenguatge corporal no verbal correcte, comunicar-se de manera eficaç, escoltar activament, centrar-se en el desenvolupament de l'escriptura habilitats i aprenentatge de l'etiqueta adequada per comunicar-se a través de canals tecnològics.
Crea una primera impressió duradora L'objectiu de crear una primera impressió duradora és establir confort, confiança i relació amb la persona que reuneixis. Només es triga una mirada ràpida, aproximadament tres segons, perquè algú l'avaluï quan es reuneixi per primera vegada. La vostra opinió de vosaltres es configura ràpidament sobre la base de l'aparença, el llenguatge corporal, la comportament, els maneigs i la manera com us vestim. En el negoci, és fonamental que sempre generi una impressió de presència professional. Algunes maneres senzilles de fer una primera impressió poderosa i eficaç són les següents: • Fer contacte directe amistós per desenvolupar la confiança mútua. • Mantingueu-vos al peu dret i assegureu-vos que una bona postura crea una impressió instantània de competència i us mostra que us resulta còmode en les situacions empresarials. • Mantenir el contacte visual a través de la mà tremolar i dirigir-se a la persona pel seu nom. • Arribeu deu a quinze minuts abans de l'hora programada. • Vesteixi adequadament per a la reunió. Conegui les tradicions i normes, ja que no vol que aparegui en un vestit de negocis quan tothom es vegi casual. • Mantenir una aparença neta i ordenada. Feu una comprovació ràpida de trenta segons abans de la reunió. • Somriu amb calidesa i confiança. • Ser cortès i atent.
Les primeres impressions consisteixen a generar una percepció de la presència professional per establir credibilitat. Utilitzeu el vostre llenguatge corporal per projectar la confiança i l'autoconfiança adequats alurellats, somrientment càlidament per posar els altres a gust, fer un contacte amigable amb els ulls, saludar amb una encaixada de mans ferma, estendre les cortesies a tothom, projectar autèntic entusiasme i gràcia i vestir adequadament.
Reesfatitzar el missatge mitjançant una comunicació no verbal Només un set per cent del significat emocional d'un missatge es compon de les paraules reals i un altre trenta-vuit per cent es comunica a través del nostre to de veu i d'inflexió de veu. Això significa que el cinquanta-cinc per cent del nostre significat en els missatges es transmet a través de la comunicació no verbal que inclou expressió facial, gestos i postura. Així que fins i tot si es pot dir alguna cosa, el vostre llenguatge corporal podria expressar alguna cosa completament diferent. Els professionals savis utilitzen habilitats de comunicació no verbal per construir confiança i relació amb clients i col·legues mantenint el llenguatge corporal coherent i congruent amb el seu missatge verbal. Per prosperar en el món empresarial, haureu d'aprendre a transmetre notificacions verbals, però no verbalment. Utilitzeu de manera conscient i intencional la comunicació no verbal per convertir-la en una font de poder i força en les interaccions del vostre negoci. En primer lloc, comprengui els punts forts i les debilitats de la seva comunicació no verbal, descompondre els components i practicar una execució impactant, coherent i natural, començant per contactes visuals. Intenteu començar amb el següent: • Examineu l'entrada a una habitació. Et trobes notat quan entres a una habitació? • Li oferiu la mà immediatament quan es reuneixi amb algú independentment de la raça o el sexe? • Esteu constantment en contacte amb els altres quan hi ha reunions i converses? • Tens la possibilitat de gestar de forma distreta que pugui dificultar la capacitat d'algú de connectar-se amb tu? • Les senyals no verbals que envieu són clares i coherents amb el vostre missatge? O, generalment, hi ha confusió de persones on estan amb vostè? • Coneixes les teves reaccions facials en diferents situacions?
La nostra presència física és el que els altres s'adonen quan ens trobem, així que assegureu-vos d'utilitzar energia, tenir una posició correcta, un encaixat de mans i fer contactes visuals amigables. Apreneu a no només dominar el vostre llenguatge corporal inicial, sinó també les seves reaccions als altres, com mantenir un rostre impasible quan s'enfada. Finalment, aprèn a relacionar-se i reflexionar adoptant els modals i maneres de la persona o persones amb qui esteu interactuant.Els nivells d'energia coincidents, expressions facials, to de veu, vocabulari i ritme són la manera més ràpida de construir una relació en el procés de comunicació. Les instruccions no verbals proporcionen un context per interpretar el contingut en brut de la comunicació pel que necessiteu garantir que el vostre missatge verbal i no verbal estigui en sincronia.
Reviveu la comunicació verbal La comunicació cara a cara sempre serà el millor canal de comunicació. Mai menyspreu el valor del to de veu i l'emoció que transmet el llenguatge corporal, especialment quan es critica a algú o es proporciona comentaris negatius. Si no esteu d'acord amb algú mentre les vostres paraules estiguin expressant el vostre desacord, el vostre to, postura i contacte visual pot expressar alhora el vostre valor i el respecte de l'opinió d'una altra persona. Mentre que una conversa telefònica també és un millor canal de comunicació, encara es troba a una distància llunyana entre les interaccions cara a cara. Confiem en l'estofat ric de senyals no verbals per interpretar el significat que hi ha darrere les paraules d'altres i les reunions presencials ajuden a compensar possibles barreres que podrien mal interpretar el missatge que es pretengui. Per tant, si alguna vegada està en dubte sobre el mètode d'ús, comunicar-se amb algú presencialment sempre és el mètode més segur i efectiu de garantir que el missatge es comuniqui de manera efectiva. Si teniu dificultats per expressar-vos verbalment, proveu algunes de les següents per ajudar a millorar les vostres habilitats de comunicació verbal: • Mireu interaccions verbals a la vostra oficina per escoltar com les persones presenten idees als clients, per escoltar el to de la veu i la inflexió de veu que s'utilitza quan es presenta idees i com es debaten els punts de diferència. • Practica expressant les teves idees amb els teus amics i familiars i fes que et critiquin. Assegureu-vos que sapigueu si han comprès el que intentava transmetre o no. • Obteniu un treball de vendes a temps parcial per ajudar-vos a guanyar confiança a expressar-vos i comunicar-vos verbalment amb els altres. • Utilitzeu històries, cometes i acudits per ajudar a transmetre el vostre missatge. • Organitzeu les vostres idees prèviament i prepareu el vostre missatge. • Escolliu les paraules amb cura. Parleu específicament, de manera concisa i eviteu un llenguatge descuidat. • Ser positiu en l'actitud i en la selecció de paraules. • Utilitzeu un llenguatge viu, exemples, segueix sent optimista i utilitzeu una varietat de tons de veu per mantenir l'audiència compromesa. • Toca't per entendre millor el teu estil de comunicació únic.
Dominar la comunicació verbal desenvolupa el creixement personal i millora les relacions comercials i les interaccions. Les paraules tenen el poder de crear emocions i moure les persones a prendre l'acció que desitgeu. Capitaliza el poder de la comunicació verbal per ajudar-te a assolir els teus objectius professionals.
Conèixer el poder de l'escolta activa Mentre expressa les seves pròpies idees és important en la comunicació, l'escoltar activament als altres és tan important per dominar l'art de la comunicació. Un gran tros de comunicació implica, efectivament, escoltar amb èxit. Només un 25-50% del que escoltem és realment recordat, el que significa que ha de fer un esforç conscient no només per escoltar les paraules que algú diu, sinó per intentar entendre el missatge total que es transmet. No subestimes el poder del silenci. Centreu-vos a escoltar sense pensar en el que us dieu a continuació, sinó que feu un esforç conscient per concentrar-vos mentalment i mantenir-vos alerta física. Convertir-se en un oient actiu porta temps, paciència i pràctica. Utilitzeu els següents elements a continuació per ajudar a millorar les vostres habilitats d'escolta activa. • Centreu la vostra atenció al parlant. Presti atenció a la seva comunicació no verbal. • Demostreu que està escoltant el llenguatge corporal, els gestos, el somriure i l'assentiment ocasional. • Reconeixeu què diu l'altra persona amb un gest o "uh huh" ocasionals. • Proporcioneu comentaris positius fent un seguiment del que s'ha dit, fent preguntes obertes o resums periòdics. • Ajornar el judici fins que l'orador hagi acabat de presentar el seu missatge. No interrompreu. • No permeteu que els vostres filtres, suposicions, judicis i creences personals distorsionin la informació que esteu escoltant. Per aclarir la comprensió, resumeixi el que s'ha dit. • Donar a la persona la seva atenció individual. No us deixeu distreure pel vostre entorn.
Escoltar és més que simplement sentir les paraules que es diu. L'escolta activa implica centrar-se en el to de veu, la selecció de paraules, el llenguatge corporal no verbal, la inflexió de veu, no saltar a conclusions i no distorsionar el que diuen les nostres pròpies percepcions. Escoltar activament és ser objectiu i obert al que algú està comunicant sense permetre que les nostres creences personals influeixin en el missatge. Construeixi millors relacions comercials i redueixi el conflicte de la relació refinant la seva capacitat per comunicar-se mitjançant l'escolta activa.
Il·lustra la distinció a través de l'escriptura notable
Com a forma de comunicació més concreta, la paraula escrita deixa menys espai per a errors i errors. En una societat tecnològicament hàbil, on la comunicació escrita s'està convertint ràpidament en el mètode preferit de comunicació, poder comunicar-se amb eficàcia a través de l'escriptura és una habilitat important per afinar. En el lloc de treball d'avui, els empresaris busquen activament persones que tinguin la capacitat de comunicar-se de manera efectiva a través de la paraula escrita. Llavors, com pot polir les seves habilitats d'escriptura? • Eviteu les paraules d'argot. • Desviar-se dels símbols i evitar tòpics. • Escriure noms sempre correctament. • Mantenir frases curtes i senzilles. • Revisió, correcció, revisió. • Revisar documents fins que siguin clars i concisos. Eviteu qualsevol informació estranya. • Assegureu-vos que els documents estiguin organitzats lògicament. • Editeu l'escriptura per escollir paraula i redundància. • Utilitzeu la puntuació correcta i la gramàtica adequada. • Milloreu el vostre vocabulari mitjançant un diccionari per buscar el significat de paraules desconegudes. • Llegiu cada oportunitat que obtingui. Com més llegiu, més ampliarà el vostre vocabulari i augmentarà la vostra consciència de l'escriptura efectiva.
Aprèn a veure l'escriptura com una habilitat que ha de ser refinada contínuament a través de la pràctica i l'esforç. Practica l'escriptura efectiva cada vegada que obteniu, fins i tot quan escriviu correus electrònics simples per a amics i familiars. La comunicació escrita té un impacte durador i una presència permanent, de manera que sempre tingui especial cura amb el que comunica mitjançant l'escriptura.
Demostreu una etiqueta adequada en la comunicació tecnològica Com que el lloc de treball del segle XXI es fa més divers i més tecnològicament adepte, les vostres habilitats de comunicació s'han de refinar contínuament per garantir l'èxit professional. Com que l'antic model de gestió de la dictadura és reemplaçat per una gestió participativa i un major ús dels equips, l'antic mètode de comunicació que afavoreix la comunicació personal o de veu a veu s'ha substituït per mètodes de comunicació impersonal com ara correu electrònic, fax i correu de veu. Malgrat l'augment de l'ús de la tecnologia per a la comunicació i, al mateix temps, proporcionen una solució ràpida per transmetre informació, cal tenir en compte que aquests mètodes deixen més espai per a malentesos i conflictes. Intenta comunicar informació fáctica només a través d'aquests canals. Reserva tota la comunicació que impliqui expressions expressades per mètodes personals, com per exemple en persona o per telèfon.
Unir-lo a tots junts Les habilitats de comunicació exemplars són algunes de les qualitats més buscades en el món empresarial. Com diu Robert Kent, l'ex deganat de l'escola de negocis d'Harvard, tan adequadament resumit: "En l'empresa, la comunicació és tot". Sense la capacitat de comunicar-se eficaçment, no podem transmetre missatges amb precisió, permetre que altres coneguin el que pensem o sentim, construir associacions, motivar els altres o resoldre conflictes. A mesura que augmenta les habilitats de comunicació professionalment més altes, només es farà més essencial per al seu èxit. L'èxit de comunicar-se equival a una carrera exitosa.
