El recompte d'imatges per a empreses de fotografia, per la qual cosa presentar factures de documentació fàcil de llegir té una importància afegida. Reforcen la vostra professionalitat i, quan s'organitzen i precisen, faciliten el procés d'aprovació del client. No hi ha cap format oficial, i podeu adaptar-lo per adaptar-vos a diferents llocs de treball. Tanmateix, els elements clau pertanyen a cada factura de fotografia independentment de la seva disposició. La inclusió els protegeix i els vostres clients i fa que la vostra comptabilitat sigui més eficient.
Crea l'encapçalament
Una de les paraules més importants per facturar és "Factura", que Hallmark Institute of Photography recomana col·locar a la part superior de la pàgina, de manera que no s'oblidi a l'altre correu del client. Incloeu el vostre logotip per al seu reconeixement. Per obtenir el pagament, incloeu el nom de la vostra empresa, el número d'identificació de l'empresari o l'EIN i la informació de contacte, com ara: adreça, números de telèfon, correu electrònic i lloc web.
Afegeix identificadors de transaccions
La seva factura hauria d'indicar el número de comanda de compra del client, el nom i la data. Número de factures i seguiment més fàcil i eviteu confusió. El vostre sistema de numeració pot assignar un número seqüencial a un codi de client o estar basat en la data. Una altra eina de seguiment, el número de feina que vau assignar al projecte, pertany a aquesta secció. Tingueu en compte la data de venciment i la vostra política de pagament, com ara "a pagar al rebre" o "saldo degut a la recepció d'imatges" i qualsevol descompte per al pagament anticipat.
Condicions de llicència d'esquema
Els fotògrafs posseeixen les seves imatges. Inclou una secció que estableix la els drets d'ús i la propietat de la imatge que concediu al client ja que poden provocar llicències i tarifes creatives. La Societat Americana de Mitjans de Comunicació recomana utilitzar el Sistema Universal de Llicències d'imatges - PLUS - ordre d'idioma i categoria per a una placa de càlcul, o declaració, que cobreixi els permisos de mitjans, la verificació de crèdit fotogràfic requerit i els drets adquirits. Per assignacions més simples, utilitzeu una frase com "Publicitat, publicitat i ús col · lateral de 40 imatges perpetuades".
Detall de despeses
La carn de la vostra factura és la descripció detallada del treball i els vostres càrrecs. La descripció de la tasca, que dirigeix aquesta secció, cobreix aspectes específics com ara la ubicació del rodatge, els temes fotografiats, el nombre d'imatges i els requisits especials que es compleixen. Per exemple, es pot llegir la descripció d'una sessió de fotografia sobre el fulletó d'empresa, "Tres dies de rodatge d'instal·lacions i empleats del complex Racine, Wisconsin, per a 40 imatges de retrats que es lliuraran en format digital. El client ha proporcionat llançaments, accessoris i cabell / maquillatge i estil de vestuari ".
L'ordre en què indiqueu les despeses per al reemborsament hauria de reflectir el que s'utilitza en la vostra estimació. Els costos de viatge, subministraments, lloguer i qualsevol contractat per assistir al rodatge entren en aquesta secció, així com les tarifes de preparació per a fitxers digitals, CD i galeria web o proves. Separeu les despeses i reconeixeu els pagaments i crèdits rebuts fins ara. WonderfulMachine suggereix aquest ordre per al vostre resum de facturació.
Tarifes:
- Les comissions de llicències, creatives i de personal s'especifiquen per separat amb qualsevol cost per dia aplicable
- Proves
- Imatges processades per a la reproducció i la tarifa per imatge Quota total
Despeses:
- Personal
- Equipament
- Tarifa aèria
- Allotjament
- Catering
- Lloguer de cotxes
- Menjars i Misc. Despeses totals
Adjuntar rebuts
Organitzar els rebuts per categoria de despeses redueix el temps que un client necessita per aprovar i pagar la factura. Guardeu els vostres comptes originals i proporcioneu còpies per donar suport a la vostra factura. Considereu l'escaneig de cada grup de rebuts per crear un document.pdf que podeu editar per obtenir més claredat. Afegiu un títol, ressalteu el total de la despesa de la categoria i repetiu el total de la pàgina com a nota al peu de la part inferior dreta. Llista de despeses sense rebuts, com quilometratge i consells, en un petit registre de diners en efectiu i escanejar-lo. El client pot comparar el total del rebut dels lloguers d'equips amb aquesta línia de comanda a la factura.
