Tant si és propietari d'una propietat de lloguer com de diversos, és important mantenir tota la documentació associada a les propietats organitzades. Necessiteu fàcil accés als arrendaments i qualsevol addició a ells si es plantegen qüestions d'inquilins i haureu de mantenir totes les aplicacions de lloguer en cas que un sol·licitant denegat faci una reclamació futura contra vosaltres. A més, i potser el més important, podeu deduir les despeses del vostre impost sobre la renda només quan pugueu provar-les a través dels vostres registres. La tasca necessària per a impostos és el més desafiant per mantenir-se organitzat perquè hi ha molt d'això.
El que hauria de mantenir
Sempre mantingui una còpia de l'arrendament, qualsevol addenda al contracte d'arrendament i totes les aplicacions de lloguer de possibles inquilins en un lloc segur. Una bona idea és crear un fitxer per a cada propietat de lloguer. Manteniu els fitxers en un gabinet de presentació. També necessiteu prova de si heu fet o ha perdut diners a la propietat de lloguer cada any i quant. Ho fa al llistar els seus ingressos i restar les despeses. Els xecs cancel·lats, extractes bancaris que mostren dipòsit directe o rebuts que escriu si accepteu efectiu, mostren ingressos de lloguer. Els vostres rebuts de tot allò que us dediqueu a la casa per a reparacions, assegurances, impostos i qualsevol altra cosa, com ara el servei de tèrmits i escombraries, serveixen com a prova de les vostres despeses. Cal mantenir registres d'ingressos i despeses separats per cada propietat de lloguer que posseeixi.
Paper Trail
No hi ha res de dolent en mantenir els registres de la manera antiga, anotant els ingressos i les despeses en un bloc de notes o llibreta de notes i mantenint els ingressos i els ingressos de despeses en una caixa d'emmagatzematge o en un compartiment del vostre bloc de notes. Aquest mètode és acceptable per al Servei d'Ingressos Interns, d'acord amb el lloc web d'assessorament legal Nolo. És convenient notar en el rebut el que era si aquesta informació no està ja al rebut. El mètode del paper pot ser la forma més senzilla de mantenir registres, especialment si així ho heu fet sempre. Simplement poseu una columna d'ingressos i una columna de despeses per a cada mes per veure com feu la compra al final de l'any. Dividiu les despeses que pugueu pagar un cop l'any, com ara l'impost a la propietat, per un valor de 12 per obtenir un compte mensual veritable.
Mètodes electrònics
Hi ha molts programes de programari disponibles per ajudar-vos amb el manteniment de registres. El programari de full de càlcul, com ara Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 i Ability Office, pot fer un seguiment dels seus ingressos i despeses. Es crearia un full de càlcul separat per a cada propietat de lloguer.Però encara hauríeu de mantenir còpies en paper dels ingressos i els comptes de despeses en cas que l'IRS ho auditi. Les altres opcions per guardar rebuts són utilitzar un servei d'emmagatzematge d'Internet que podeu carregar els vostres rebuts, com ara Shoeboxed o utilitzar una versió a la vostra llar, com ara NeatReceipts, per mantenir els rebuts digitals a casa vostra. Un cop al mes, mira els ingressos i els ingressos de despeses i introduïu les dades del full de càlcul.
Programari de gestió de propietats
Els propietaris també poden utilitzar programari de gestió de propietats per mantenir organitzada la paperassa de propietat de lloguer. Quicken, per exemple, disposa de programari que organitza tota la documentació per a vostè. També ajuda a trobar totes les deduccions fiscals, us dóna un lloc per registrar els càrrecs perdudes o pagaments parcials i us permet comparar els estats de les vostres propietats de lloguer. El programari de gestió de propietats normalment té moltes característiques avançades que els propietaris amb una o dues propietats no necessiten. Els propietaris amb més de 10 propietats sovint els troben útils, segons Nolo.
