Els recepcionistes solen ser les primeres persones que veuen en entrar a l'oficina, la qual cosa els converteix en una representació important de les empreses a les que treballen i els altres professionals de l'oficina. L'observació de l'etiqueta empresarial és una part important del treball d'un recepcionista, però les opinions diverses i canviants del que constitueixen bons costums dificulten que un recepcionista o un supervisor determinin el comportament adequat.
Importància
La importància d'un recepcionista com la persona que dóna una primera impressió als usuaris i visitants és difícil d'exagerar. Una recepcionista amb maneres febles estableix un to negatiu abans d'una reunió i no inspira confiança en clients potencials. D'altra banda, una recepcionista que observa l'etiqueta comercial dóna una forta sensació de professionalitat i eficàcia. Això no només augmenta la imatge de l'empresa per als forasters, sinó que també ajuda a altres treballadors a sentir que la seva oficina és un lloc professional per treballar.
Tipus
Els recepcionistes representen als seus empleadors de diverses maneres. Respondre trucades telefòniques i saludar els visitants són dos dels deures més habituals per als recepcionistes, i tots dos requereixen una etiqueta adequada. La política de l'empresa pot requerir que els recepcionistes utilitzin una seqüència telefònica predeterminada en rebre trucades i contactar amb diferents tipus de clients. En altres casos, els recepcionistes poden utilitzar la seva pròpia discreció en el maneig de cada interacció amb un nivell diferent, però adequat, de formalitat i professionalitat. Les persones que treballen a l'oficina de vegades passen normes addicionals a una recepcionista, com quan i com la recepcionista pot contactar-les.
Formació
Mentre que algunes oficines requereixen que els recepcionistes tinguin un títol de batxillerat o de batxillerat, bona part de l'entrenament d'una recepcionista es fa a la feina. Els recepcionistes poden començar a treballar en una oficina amb una posició que no requereix interacció, com ara un treball d'entrada de dades o un assistent d'oficina. Una atenció a les polítiques de l'empresa i com es comporten els recepcionistes pot qualificar els nous empleats per obtenir una posició de recepcionista per primera vegada, que generarà experiències que poden ser útils en la recerca d'altres treballs de recepcionista.
Consideracions
Cada indústria i oficina té les seves pròpies normes per a l'etiqueta d'una recepcionista. Algunes oficines requereixen un mode formal de vestir i de parlar. Altres imposen una forma més informal d'etiqueta per fer que els clients se sentin relaxats i benvinguts. La comunicació entre una nova recepcionista i supervisors és essencial perquè tothom sàpiga el que s'espera. Com a recepcionista, si no esteu segur de l'etiqueta per a una situació concreta, desculpeu educadament i pregunteu a un supervisor o recepcionista sènior com hauria de respondre.
Consells
Encara que totes les oficines són diferents, els recepcionistes encara poden beneficiar-se d'alguns dels mateixos consells. La multitarea és essencial per a un bon funcionament laboral, però quan algú entra a l'oficina, és important que li doni tota la seva atenció. Això significa col·locar les trucades en espera o completar-les ràpidament, establir papers i fer contacte directe amb els ulls. L'espai de treball d'un recepcionista ha d'estar lliure de desordre per projectar un comportament més professional i també per facilitar la realització de tasques simples com trobar informació i oferir a algú un llapis per omplir un formulari. Finalment, quan es dirigeix a una persona a una oficina, la recepcionista sempre ha d'estar al capdavant per assegurar-se al visitant que la seva presència està permesa i per salvar-lo de la vergonya de no saber cap on anar.
