Les organitzacions es beneficien d'establir regles formals per gestionar de forma efectiva i eficaç les operacions. Dos tipus d'instruments governamentals, estatuts i regles permanents detallen polítiques i procediments específics que han de seguir els responsables de la presa de decisions en la realització de negocis. Malgrat tenir el mateix objectiu funcional, però, aquests dos instruments es complementen i no són intercanviables.
Definicions
Els Estatuts són les normes escrites acordades pels responsables d'una organització per formalitzar com es poden prendre decisions i fer negocis. L'aprovació dels estatuts indica un compromís de seguir un determinat procediment parlamentari i, tal com va explicar l'Encyclopædia Britannica, les "regles, precedents i pràctiques generalment acceptats que s'utilitzen habitualment en la governança de les assemblees deliberatives".
Després d'adoptar un conjunt d'ordenances, una organització pot decidir complementar i aclarir els estatuts. Les regles establertes són normes o resolucions que siguin de caràcter continu (o de peu). Aquestes normes tracten només amb assumptes administratius i funcionen sota el paraigua dels estatuts de l'organització.
Característiques clau
Els Estatuts són un acord negociat. No hi ha cap format únic que cal seguir; no obstant això, els estatuts sovint tracten el nombre autoritzat de membres del consell i els termes, drets i privilegis de vot, activitats comercials aprovades, nomenament d'oficials i establiment de comissions, percentatges de quòrum, freqüència anual de reunió, procediment per a la modificació dels estatuts i dissolució de l'organització i altres qüestions que formen part de la gestió de l'organització en general.
Les regles permanents són administratives i estableixen especificacions de conducta, com ara el moment, la data i la freqüència de les reunions de la comissió o l'ús d'efectius petits.
Comparació
Les diferències clau entre els estatuts i les normes vigents es refereixen a l'abast i l'efecte. La guia del procediment parlamentari "Les regles d'ordre de Robert" explica que els estatuts "han d'incloure totes les normes que tinguin una importància tan important que no es puguin canviar de cap manera sense previ avís", mentre que les normes permanents "només han de contenir les regles que s'adoptin sense previ avís per majoria de vots en qualsevol reunió comercial ". En el fons, els estatuts estan dissenyats per a ser superiors i processals, mentre que les normes vigents són específiques i administratives.
En la pràctica
Normalment, els estatuts s'elaboren a l'inici de l'organització, mentre que les comissions o altres subconjunts de gestió tendeixen a establir normes permanents. Els Estatuts regulen l'organització en la seva totalitat i només es poden modificar mitjançant la notificació i la majoria de vots. Les regles permanents es poden adoptar en qualsevol reunió sense previ avís i es pot aprovar un vot de majoria simple de persones assistents.
Els estatuts i les normes vigents estan interrelacionades; no obstant això, la seva relació és estrictament jeràrquica. Les disposicions dels estatuts sempre substitueixen qualsevol norma vigent que es pugui adoptar.
Importància
Mentre que una organització pot funcionar amb només un conjunt de reglaments, establir normes permanents per a funcions administratives pot fer que una organització sigui més eficaç. Conèixer la relació entre els estatuts i les normes vigents i la manera com es superposen les funcionalitats garantirà que les operacions empresarials queden dins dels límits autoritzats.
