La nòmina de negocis petits és una àrea altament regulada que inclou tot, des de la informació personal dels empleats fins als requisits legals governamentals federals. Aquesta és una àrea de negoci que, si no es fa correctament, pot obtenir conseqüències adverses. Implementar el millor programari de comptabilitat de nòmina per al seu tipus de negoci, tenir una seqüència de processament de nòmina establerta i comprendre les normes i regulacions de l'impost sobre la nòmina que existeixen, totes combinades per assegurar l'èxit del maneig d'aquesta àrea de manera adequada, eficaç i eficient. La puntualitat i l'observança dels detalls són imprescindibles.
Articles que necessiteu
-
Formularis i publicacions de nòmines
-
Sistema de comptabilitat de nòmines
-
Compte bancari de la nòmina
-
Comprovació de comptes de nòmina
Determina el període de pagament. La seva nòmina es processa diàriament, setmanalment, quincenal o mensualment? Desenvolupa un calendari mensual i s'adhereix a això. Distribueix un calendari amb la data de finalització del període de pagament (data en què els empleats necessiten tenir targetes de temps) i la data de pagament estipulada en ella.
Desenvolupeu formularis interns de nòmina, com ara sol·licituds de baixa mèdica, sol·licituds de vacances i sol·licituds d'excedència. Sol·licite formularis i publicacions de l'IRS. Els formularis relacionats amb la nòmina necessaris per ordenar des de l'IRS inclouen Circular E, una publicació que conté tot el que el propietari de la petita empresa necessita saber sobre la nòmina i els impostos implicats, la W-9 per a les quantitats de retenció d'empleats, 941 (declaració trimestral) i 940 (declaració anual d'impostos).
Compreu programari de comptabilitat de nòmines específic per al vostre tipus de negoci; per exemple: orientat al servei, fabricació, venda al detall, hostaleria o metge. Cada programa tindrà facetes orientades a la vostra àrea d'especialitat en un esforç per fer que el procés de nòmina funcioni de la manera més eficient possible.
Obriu un compte bancari de nòmina. Tenir un compte bancari específicament per a la nòmina ajudarà a mantenir registres si segrega les operacions financeres de la companyia des de la nòmina. També es pot utilitzar per fer un seguiment dels impostos de la nòmina. També configureu la presentació electrònica d'impostos sobre la nòmina ara.
Realitzeu comprovacions de nòmina amb el nom i l'adreça de la vostra empresa, una vegada que obriu el vostre compte bancari de nòmina. Això es pot fer a través de la vostra institució financera o d'una font externa. Assegureu-vos que els controls compleixen amb el vostre programa de programari de comptabilitat.
Doneu a cada nou contractar un W-9, determineu la taxa de pagament i informeu-vos sobre com enviar les hores a la nòmina. És a través del full de temps o targeta de temps? Destaca la importància de presentar la informació segons el calendari a la persona de la nòmina.
Introduïu dades d'empleats. Una vegada que hagueu rebut totes les presentacions de la nòmina dels empleats, comenceu a introduir les hores, baixes per malaltia, vacances pagades i no remunerades, deduccions com ara assistència infantil i embargaments al programari de comptabilitat de nòmina. Hi haurà un informe de nòmina que resumeixi la informació. Comproveu aquestes xifres per verificar la correcció de les dades que heu introduït.
Determinar els impostos sobre la nòmina. Una vegada que totes les dades de nòmina del vostre empleat s'incloguin, es calcularan els impostos de la nòmina. El vostre programari de nòmina comptable calcularà aquesta quantitat, inclosa la part coincident de l'empresari per FICA. Verifiqueu aquestes xifres llegint la vostra circular i calculant la quantitat manualment.
Impressió i distribució de xecs de nòmines. Impressió dels xecs de nòmina també implica el pas de publicar transaccions als comptes de la nòmina. Verifica que la informació s'ha publicat correctament. Repartiu els xecs quan estigueu preparat.
Envieu impostos a la nòmina. Per evitar sancions i interessos potencials, es recomana enviar per via electrònica impostos al IRS una vegada finalitzat el processament de la nòmina. Consulteu amb els vostres governs estatals i locals els requisits d'enviament.
Consells
-
Si creieu que la vostra empresa és massa petita per garantir un compte de nòmina independent que inclogui xecs de nòmines separats, feu servir xecs d'empresa per a finalitats de nòmina. Escriure les quantitats de retenció en algun lloc del xec, possiblement al taulell de xec.
Avís
Tingueu en compte la facilitat de no pagar impostos sobre la nòmina, ja que no té un compte bancari diferent creat específicament per a finalitats de nòmina.
