La "oficina sense paper" mai no es pot admetre el 100 per cent. Malgrat l'ús intensiu de l'ordinador, gairebé tots els negocis encara necessiten documents en paper. Això representa un repte quan les empreses que depenen de la informació necessiten interaccionar amb dades de formularis en paper. La "conversió" de dades físiques a sistemes virtuals es pot aconseguir mitjançant l'entrada de dades manuals, la imatge de documents i el reconeixement òptic.
Articles que necessiteu
-
Documents de paper
-
Pressupost per a equipament i personal
Definir els objectius i les necessitats del vostre negoci. Determineu si esteu capturant pagaments de clients, processant aplicacions o arxivar documents interns. Detalli si necessiteu guardar imatges reals dels documents per a l'emmagatzematge electrònic, o simplement haureu de capturar les dades basades en paper en una base de dades informàtica. Fer aquestes determinacions l'ajudarà a decidir què sistema de processament de dades millor s'adapti a les seves necessitats.
Solucions de programari d'empresa de recerca. Sol·liciteu referències de programari i proveïdors d'empreses que facin captures de dades similars a les vostres intencions. Pregunteu si podeu visitar llocs de treball fent el tipus de conversió en paper que voleu fer. La millor manera de triar un sistema és veure-ho en acció. Si només captures un petit volum de dades dels formularis, podeu escapar amb una persona escrivint dades en un full de càlcul d'Excel. Però en els negocis moderns, probablement aquest no sigui el cas. Probablement haureu de trobar un sistema de programari, i fins i tot un maquinari nou, si la captura de documents o imatges forma part del vostre pla.
Compareu les solucions de programari que heu cercat i trieu-ne un. Poseu-vos en contacte amb el venedor o el distribuïdor de programari per iniciar el procés de compra del sistema i instal·lar-lo. El primer pas, generalment conegut com a "descobriment", és quan el proveïdor viatja al vostre lloc per determinar les seves necessitats exactes i la millor solució per a ells.
Continueu compromesos amb el proveïdor durant el descobriment i durant tota la instal·lació. Feu moltes preguntes i preneu la propietat del projecte; animi a qualsevol empleat que realitzi activitats de captura de documents i d'introducció de dades per fer el mateix.
Prova completament el sistema. Si hi ha algun error o buit en la solució, el millor és trobar-los mentre el venedor estigui in situ. Això farà que la solució de problemes i la resolució sigui molt més ràpida.
Consells
-
Treballeu amb un proveïdor de bona reputació i proveu de sol·licitar els comentaris d'un dels clients anteriors del venedor.
