Com crear una ajuda laboral

Una ajuda per al treball és una eina escrita per guiar el rendiment laboral en temps real (quan es necessita). Alguns ajuts per a l'ocupació s'escriuen per obtenir un suport addicional a l'acompliment exemplar dels empleats. Per exemple, si una determinada funció forma part d'una descripció de la feina, però no es realitza diàriament, es pot accedir a una ajuda al lloc de treball que proporciona informació sobre com fer la feina amb èxit. Les ajudes per al treball contenen informació com ara llistes de verificació, formularis mostrats i com fer-ho. Aquesta informació és en realitat una actualització i també es pot considerar un llibre de cuina (instruccions pas a pas) tipus d'eina de feina.

Articles que necessiteu

Descripció de la tasca escrita i estàndards de treball
Exemplars de documents, fulls de càlcul i adreces d'instruccions per escrit
Paquets de programari com Office 2007 Word o un gran manual de referència de 3 forats

Reviseu la descripció i les normes de la feina. Podeu triar aquelles responsabilitats laborals concretes que es facin amb menys freqüència. Per exemple, les valoracions de rendiment es poden realitzar una vegada a l'any. Per tant, com que això no es fa amb molta freqüència, és possible que hi hagi una actualització a l'hora de preparar les valoracions. Una ajuda per al treball que proporciona instruccions detallades sobre com completar la valoració amb formularis d'avaluació de mostra completats i instruccions pas a pas podria ser molt útil (vegeu Com escriure una ajuda laboral).

Utilitzeu molts exemples, com ara mostres de documents preparats, fulls de càlcul i llistes de verificació. Per exemple, si un empleat ha de fer una còpia de seguretat de l'ordinador una vegada cada trimestre, pot haver una llista de verificació pas a pas amb tota la informació necessària per a una còpia de seguretat exitosa. La llista de verificació ha de ser molt clara per evitar confusions.

Planifiqueu el desenvolupament de l'ajuda laboral per obtenir un ús i rendiment òptims. Pot ser important introduir els experts en temes (persones que són els millors intèrprets amb habilitats i experiència excepcionals) per determinar quines ajudes a llocs de treball són més necessàries. També cal determinar quin format farà l'ajuda per al lloc de treball (llista de verificació, instruccions pas a pas, full de càlcul i exemples de documents). Altres decisions són de format (paper o programari) i qui gestionarà el projecte d'ajuda laboral (vegeu Eines de suport del rendiment),

Realitzeu un pilot (desplegueu el programa a un grup seleccionat durant un cert període de temps) per assegurar-vos que l'ajuda al lloc de treball estigui escrita en un llenguatge clar, ràpid i fàcil d'utilitzar. Reviseu l'ajuda laboral al final del temps assignat per fer canvis i millores abans d'un "go-live" principal (desplegament de l'ajuda laboral a tots els empleats apropiats). L'eliminació de tots els errors i errors en l'ajuda al lloc de treball abans de l'alliberament pot garantir un projecte més exitoso (vegeu Llista de comprovació per dissenyar ajudes efectives de treball).

Consells

Involucrar les persones adequades per donar suport i impulsar el programa d'ajuda laboral

Teniu experts en temes i editors per revisar els materials.

Recordeu actualitzar els canvis realitzats a les descripcions de llocs de treball a l'ajuda al lloc de treball.