Les reunions del personal d'oficines dentals són vitals per mantenir una pràctica dental funcionant correctament. Les reunions del personal es poden realitzar a diversos intervals, com ara setmanals, bi-setmanals o mensuals, i han d'incloure tots els empleats. Per fer que una reunió del personal d'oficina dental sigui exitosa i productiva, renunciï als títols, eviti interrupcions, discuteixi problemes, elimini la defensivitat i assegureu-vos d'esmentar els aspectes positius.
Títols Forego
Una pràctica dental està formada per un grup d'empleats amb diferents títols. Cada títol significa el nivell de lideratge que l'empleat té a l'oficina: el dentista sol ser el que supervisa tota la pràctica i pren la majoria de les decisions, i els assistents dentals, higienistes i personal d'oficina són empleats de la pràctica. Tenir els membres del personal renunciar als seus títols mentre estan en una reunió del personal permet que tothom parli lliurement i sent com un actiu igualitari per a la pràctica.
Aquest concepte de reunió d'oficines dentals també elimina els privilegis, de manera que un empleat que estigui més amunt en l'escala de presa de decisions no obtingui el favoritisme per la seva idea sobre la idea d'un altre. Nomenar un nou facilitador per a cada reunió per ajudar a prevenir possibles desorganitzacions durant la reunió.
Evita interrupcions
Les oficines dentals reben trucades telefòniques freqüents de pacients per programar cites o fer preguntes, i per part del personal de vendes llançar els seus productes. Perquè tothom pugui participar i prestar-li tota la seva atenció a la reunió, envieu aquestes trucades telefòniques a un contestador automàtic i atendre-les després de la reunió. Canvieu el missatge de la màquina contestadora perquè els pacients sàpiguen perquè un membre del personal no respon al telèfon. Aquesta tècnica informa als pacients dels esforços de la pràctica dental per mantenir i promocionar una oficina que funcioni correctament. Podeu considerar la designació d'una línia telefònica específica, a part del número principal de la pràctica per a les trucades d'emergència, i obtenir un empleat per respondre a aquest telèfon si sona durant una reunió.
Discuteix els problemes
Començar la reunió del personal discutint problemes en la pràctica dental permet que els treballadors resolguin problemes ràpidament. Abordar qualsevol problema al començament de la reunió aclareix la manera de debatre sobre altres objectius de la reunió. Per animar els empleats a parlar sobre els problemes que desitgen, el facilitador de la reunió hauria d'esmentar una llista d'àrees en les quals hi pot haver problemes, com ara l'atenció al pacient, la facturació i els pagaments per part del pacient, la neteja d'oficines, l'equip i la camaraderia del personal.
Eliminar defensivitat
Elimineu la defensivitat assegurant que la crítica sigui constructiva i no ataqui a ningú personalment. Un empleat que se sent atacat combatrà verbalment, cosa que pot reduir la productivitat d'una reunió de personal. Aquesta tècnica de reunió ajuda a tots els assistents a escoltar atentament els problemes plantejats.
Menció positiva
Després de discutir qüestions a l'oficina, el facilitador ha de començar una discussió sobre els bons que succeeixen a l'oficina. Un bon comentari fet per un pacient relacionat amb el personal o la pràctica, o un treball completat per un membre del personal per un altre, són alguns exemples positius que podeu presentar a la reunió. Qualsevol acció positiva que d'una altra manera podria passar desapercebuda, com ara una instància quan un higienista netejava els instruments de l'assistent dental, és adequat per esmentar durant la discussió positiva.
