Les empreses, organismes governamentals i altres organitzacions assignen DLN a documents importants com un número d'identificació únic. Encara que els DLN es poden utilitzar en qualsevol organització, són especialment comuns en organitzacions financeres com ara bancs i agències tributàries. El Servei d'Ingressos Interns es basa en DLNs per fer un seguiment de les declaracions d'impostos i molts dels seus registres, incloses les decisions d'exempció d'impostos.
Números de localització de documents
Un número de localització de documents és un número de diversos dígits assignat a un document específic per tal de permetre que el document es pugui recuperar fàcilment al seu origen. Cada organització crea el seu propi protocol per als DLN, però els nombres solen ser formatats amb precisió. Per exemple, els dos primers dígits poden indicar la font del document, els dos dígits següents el tipus de document i altres dígits poden indicar la data de creació, els codis de categoria i altres funcions crítiques del document.
DLNs i exempcions fiscals
L'IRS utilitza DLN per rastrejar les seves cartes de determinació i altres documents relatius a les accions d'exempció d'impostos. Un document fiscal típic conté diversos identificadors detallats, com ara un número d'identificació d'un empresari per a un negoci o un número de la Seguretat Social per a un individu, juntament amb la informació de nom i adreça i el gestor de casos de l'IRS. També conté un número de localitzador de documents de 14 dígits.
Format
Els DLN utilitzats per l'IRS per a declaracions d'impostos i per als documents d'exempció fiscal contenen 14 dígits dividits en set camps. Cada camp té un significat particular que és útil en el sistema administratiu IRS. Per exemple, el primer camp és de dos dígits i representa el centre de processament IRS que gestiona la sol·licitud d'exempció. Altres camps inclouen codis per a la classificació impositiva, un codi de data i un bloc i un número de sèrie per identificar els detalls de com es va manejar i transmetre el document.
Exemples
Les organitzacions sense ànim de lucre a vegades publiquen les cartes de determinació de l'IRS detallant l'estat exempt del impost del grup. La lletra conté DLN. L'IRS fa públics els seus manuals de procediment per utilitzar DLN per a la gestió de documents. Per exemple, el manual de "Procediments de processament automàtic d'organitzacions exempta" indica als usuaris que consultin el sistema per DLN, el número d'identificació de l'empresari o diversos altres identificadors.
