Fer un seguiment i ordenar els subministraments d'impressores d'una gran organització, com ara una escola, pot ser un repte. Cada model d'impressora utilitza un tipus diferent de cartutx de tinta o tòner, i cada cartutx de tinta imprimirà un nombre diferent de pàgines abans que s'hagi de reemplaçar. Tot i que podeu fer un seguiment del cartutx de tinta que ordena la manera antiga, amb una llista generada per paper i llapis, crear un full de càlcul per emmagatzemar tota la informació rellevant estalviarà temps i us permetrà pressupostar per a la tinta de manera més eficaç al llarg del temps..
Creeu un nou full de càlcul buit per fer un seguiment de l'ordre del cartutx de tinta mitjançant el programa de full de càlcul de l'ordinador. És probable que el vostre ordinador hagi estat instal·lat amb Microsoft Excel com a part de Microsoft Office. Si no teniu Excel, descarregueu i instal·leu una suite d'oficina gratuïta, com ara OpenOffice, o utilitzeu una eina en línia com Google Docs, que podeu accedir sense cap cost si us registreu en un compte de Gmail gratuït.
Determineu quina informació voleu fer el seguiment. Això variarà en funció de cada cas, i un dels avantatges d'utilitzar un full de càlcul electrònic és que és fàcil canviar la informació que seguiu a mesura que canvien les vostres necessitats. Per començar, prova de fer el seguiment del número d'habitació on s'instal·la cada impressora, el tipus d'impressora, els tipus de cartutxos de tinta o el tòner que utilitza la impressora, quant ha pagat la tinta i la data en què va ordenar la tinta de reemplaçament.
Introduïu primer els encapçalaments de les columnes del full de càlcul. Observeu com es configura el full de càlcul en blanc. Hi ha una fila de números que passa per l'eix vertical i una fila de lletres a través de l'accés horitzontal. A la primera cel·la o a la columna A de la fila 1, escriviu "Número d'habitació". A la columna 1 de la columna B, escriviu "Model d'impressora". El "Model de cartutx de tinta" va a la columna C de la fila 1, i així successivament, fins que heu introduït un encapçalament de columna per a cada informació que voleu fer un seguiment.
Trieu la primera impressora que voleu introduir al vostre full de càlcul i comenceu escrivint el número d'habitació a la columna A de la fila 2. Escriviu el model d'impressora a la columna 2 de la fila B i, tot seguit, continueu ingressant tota la informació rellevant a la columna corresponent, inclosa la data en què última tinta ordenada.
Introduïu la informació de la propera impressora, començant per la fila 3, columna A, i després introduïu les altres dades d'aquesta impressora a cada columna corresponent. Continueu introduint informació per a cada impressora posterior en una nova fila fins que apareguin totes les impressores i la informació de la impressora. Quan hàgiu acabat, deseu el vostre full de càlcul al disc dur de l'ordinador.
Creeu columnes de data buides addicionals per registrar cada vegada que ordeneu tinta per a una impressora en particular. Deseu el fitxer al disc dur quan hagueu acabat perquè pugueu utilitzar-lo la propera vegada que ordeni subministraments.
Consells
-
Utilitzeu un format especial per ressaltar informació important o com a ajuda organitzativa. Per exemple, utilitzeu un tipus de lletra en negreta per als encapçalaments de columna i una font de color per agrupar impressores a la mateixa unitat organitzativa. Per exemple, podeu utilitzar verd per a impressores d'ús del professorat, blau per a impressores d'ús dels estudiants i taronja per a impressores configurades en una biblioteca.
Passat un temps, un semestre o un any escolar, per exemple, suma la quantitat invertida a la tinta de cada impressora durant aquest període. Podeu utilitzar aquesta informació per advertir si algunes impressores s'utilitzen amb més freqüència que altres, ja sigui que una impressora sigui més rendible que una altra, i fins i tot quins departaments o aules utilitzen la majoria d'informació de tinta, que pot ser útil tant per reordenar com per pressupostar finalitats
