Escriure una carta a un dignatari pot ser una qüestió molt complicada. Vostè ha d'atacar només el to correcte de respecte sense adonar-se. A més, heu de conèixer la salutació adequada que usareu i assegurar-vos que el títol de la persona sigui correcte a la carta i al sobre. No tots els dignataris d'igual rang es tracten igual. Per exemple, el president d'una república es dirigeix com a "excel·lent" en la salutació, mentre que el president dels Estats Units s'adreça com "senyor president".
Recerca del títol del destinatari. És ella un senador estatal, un representant o una altra cosa? No vol ser incorrecte, perquè això us farà veure sense informació i reduir la vostra credibilitat.
Comenceu la lletra escrivint la vostra adreça però no el vostre nom. Omet una línia i escriu la data completa. Ompliu una línia addicional i escriviu l'adreça oficial del titular i la vostra adreça física. Per exemple, si escriviu a la reina d'Anglaterra, escriviu: "La seva Majestat la Reina", seguida de l'adreça de casa seva. A partir de 2011, el monarca constitucional és la reina Isabel II. El seu nom és en realitat Elizabeth Alexandra Mary, però mai és com es dirigeix.
Comença la salutació. Moltes vegades això és diferent de l'adreça. Per exemple, si escrivís a la reina d'Anglaterra, usaries "Senyora" o "Potser us agrada la vostra Majestat". Seguiu ambdós còlon.
Escriviu el cos de la vostra lletra. Aneu amb compte de mantenir un to respectuós a tot arreu. Tant si sou un subjecte o un ciutadà sota el regnat o el termini de la dignitat, tracteu-lo amb el respecte adequat al càrrec.
Finalitza la lletra amb l'extracte final que correspon al títol de dignatari. Per a la reina, un subjecte hauria de tancar amb "tinc l'honor de quedar-me, senyora, el subjecte més humil i obedient de la vostra Majestat", seguit del nom complet i la signatura del subjecte per sobre d'això. Tanmateix, per al president dels Estats Units, només heu d'escriure "Respectuosament", seguit del vostre nom i signatura. Quan escriviu a un expresident, n'hi ha prou amb "Sincerament".
Adreça el sobre utilitzant la mateixa adreça formal que apareix a la lletra. Per exemple, per un antic president dels Estats Units, escriviu "Honorable (Nom)", seguit de l'adreça física. Per a la reina d'Anglaterra, escriviu "La seva Majestat la Reina", seguit de l'adreça física.
