Posar els empleats fora pot ser una tasca difícil. Escriure un memoràndum que posi a la gent fora del treball i sense ingressos per recolzar-se a si mateixos i les seves famílies no és una tasca que molts empresaris volen fer front. Si us trobeu en una posició on els temps econòmics i la manca d'ingressos us obliguen a reduir la mida de la vostra força de treball, tot i que escriure una nota de despatx serà el vostre primer curs d'acció. Un memoràndum de despatx bé redactat pot ajudar a la vostra empresa a evitar problemes legals i complicacions que es puguin produir durant el procés de despatx.
Escriure amb un to que expressa simpatia cap als empleats que es desprenen. Expressa els teus regrets al haver de deixar-los anar. El to correcte pot ajudar a alleujar la tensió que hi haurà durant un acomiadament i ajudarà a reduir la probabilitat d'enfadar als seus empleats despedits.
Sigues honest. Expliqueu detalladament per què necessiteu abandonar els vostres empleats. Si el motiu es basa en la manca de demanda o pèrdua de beneficis, doneu-ne els detalls financers. Si hi ha possibilitat de tornar a trucar als empleats, expliqueu clarament com es pot produir el procés si ho fa. No garanteixi que els treballadors estan sent acomiadats temporalment llevat que sigui el cas.
Expliqueu la política de la companyia a l'hora de seleccionar els empleats per deixar-los anar. Assegureu-vos que la política és per escrit. Això pot ajudar a alleujar l'oportunitat d'una demanda d'un empleat que podria suggerir que va ser escollit per despatx per motius personals. Si la vostra empresa deixa els empleats que tenen menys temps amb la companyia, indiqui que a la memòria i consulteu la política escrita.
Expliqueu els paquets disponibles per a la separació i si els empleats despedits tindran l'opció de mantenir els beneficis de l'empresa.
Tanqueu la nota indicant que l'empresa estarà encantada de proporcionar referències als empleats acomiadats que busquen feina a altres llocs. Una vegada més, expressa el seu pesar i agraeix als empleats el seu servei a l'empresa.
