Si hi ha alguna cosa que els empleats solen agradar menys que reunions, és quan ha canviat el moment d'una reunió, obligant-los a modificar els horaris en conseqüència. Tot i així, és molt pitjor que els vostres empleats no estiguin informats. Mantingueu els empleats en el bucle escrivint una nota que els alertés del canvi. Pot ser que no us agradi el missatge, però apreciaran que la memòria, com totes les millors formes de comunicació interna, és curta i puntual.
Escriviu l'encapçalament informatiu de la vostra nota. Flaix a l'esquerra i en quatre línies separades, una sola espai, escriviu "La data", "A", "De" i "Assumpte". Cadascun ha de seguir un còlon. Després de "Des de:" escriviu el vostre nom i el vostre títol.
Escriure no més de tres paràmetres d'un sol espai sobre el canvi del temps de la reunió, el doble espai entre paràgrafs. En el primer paràgraf, assenyali l'antiguitat i l'hora programada de la reunió. Indiqueu si la ubicació de la reunió ha canviat o s'ha mantingut igual.
Expliqueu el motiu del canvi de temps d'una manera positiva. Els empleats poden qüestionar per què ha canviat el moment de la reunió, però hi ha possibilitats de posar en perill la informació organitzativa confidencial. Dirigeix el problema de manera positiva dient: "El temps de la reunió ha canviat per adaptar millor les necessitats i els horaris de tots els qui necessiten la seva presència a la reunió".
Escriviu un tercer paràgraf optimista. Per exemple, "Gràcies per endavant per la vostra cooperació per acomodar aquest canvi d'horari. Espero poder veure'ls a (hora i lloc de la reunió)."
Escriu les inicials després del seu nom per obtenir un cop de més presència i credibilitat. No cal que signi la part inferior de la memòria perquè el vostre nom està imprès a la part superior, a l'encapçalament.
Revisa i edita la memòria abans de distribuir-la. Mai deixeu que un empleat capti un error en cap dels vostres materials de comunicació.
Difondre la memòria correctament i per obtenir una millor exposició. Recordeu que no voleu que els empleats absents caiguin a la llegendària línia d'oficines, "crec que no he rebut la memòria". En general, els memos d'empresa es publiquen a menjadors i sales d'esbarjo. Per afegir una "assegurança", feu una còpia de la nota per a cada empleat i col·loqueu-la a la bústia o al vostre escriptori.
