Les trucades de conferència proporcionen una solució convenient per reunir el vostre equip per discutir un projecte, rebre informació actualitzada i obtenir consens. Moltes empreses han contractat empreses de serveis de conferències, i aquestes empreses poden proporcionar números de telèfon i codis d'accés específics per al personal, juntament amb una utilitat web que programa i notifica reunions de teleconferència. Un número de teleconferència assignat proporciona flexibilitat en la celebració de trucades de conferència en qualsevol moment i les notificacions de reunions es poden enviar per correu electrònic als participants. Els serveis de trucades de conferència gratuïtes o de pressupost per a petites empreses assignen un número de teleconferència al moment de la programació, de manera que programar una reunió en línia requereix una planificació mínima.
Línia de conferència dedicada
Obriu un nou missatge de correu electrònic o una sol·licitud de reunió (si la vostra aplicació de correu electrònic té aquesta funció, com Microsoft Outlook). Escriviu les adreces electròniques dels assistents a la secció "A" o "Participants". Escriviu el tema de la reunió a la línia "Assumpte".
Escrigui la informació següent al cos del correu electrònic o utilitzeu els camps automàtics de la sol·licitud de reunió: Data de trobada Hora d'inici de la reunió (inclou zona horària) Hora de finalització de la reunió (inclou zona horària) Número de trucada (número de telèfon dedicat a la conferència) Codi de la conferència (si escau, per als assistents a l'accés a la conferència)
Obriu la secció de programació de la sol·licitud de reunió i utilitzeu el menú desplegable al costat de cada participant per designar si són obligatoris o si hi ha assistents opcionals (la majoria dels programes tenen assistents per defecte segons sigui necessari). Si els horaris estan disponibles en línia, comproveu que els assistents requerits estiguin disponibles durant el marc i la data desitjats.
Adjunta una agenda o material de reunió fent clic al botó "Adjunts" de la barra d'eines de correu electrònic. Si ho desitja, escriviu un missatge al cos del vostre correu electrònic, després dels detalls de la trucada de conferència. Feu clic al botó "Envia" per transmetre el vostre avís de reunió.
Programeu una trucada de conferència utilitzant la utilitat web
Inicieu sessió al vostre compte de servei de conferències, com ara Premiere Conferencing, Go To Meeting o Free Conference.
Feu clic a l'opció "Programar conferència". Seleccioneu la data de la reunió, l'hora d'inici i la data de finalització (o la durada) i el nombre esperat d'assistents. Escriviu el tema de la vostra reunió al camp "Tema". Seleccioneu el tipus de trucada de conferència fent clic a l'opció "Conferència gratuïta" o "Conferència directa".
Reviseu la precisió de la informació i feu clic al botó "Programar". Imprimiu la pàgina de confirmació dels detalls de la trucada de conferència o deseu la informació a l'ordinador.
Feu clic a l'opció per enviar una notificació per correu electrònic als assistents. Escriviu els noms dels assistents i les adreces electròniques als camps corresponents. Feu clic al botó "Enviar" per transmetre una notificació als assistents amb instruccions de marcatge i una confirmació a la vostra adreça de correu electrònic.
Consells
-
Demaneu als assistents que confirmin que se sumen a la trucada de la conferència: poden respondre de manera afirmativa al vostre missatge de correu electrònic o fer clic al botó "Accepta" a la notificació de la sol·licitud de reunió. Envieu un correu electrònic de recordatori i qualsevol informació complementària el dia anterior a la vostra reunió. Quan planifiqueu una trucada de conferència utilitzant l'eina web, esteneu la durada o l'hora de finalització i assigneu un o dos assistents més del previst, per donar-vos flexibilitat. Normalment, el servei de conferències us cobrarà només pel nombre d'assistents i el nombre real de minuts utilitzats.
Avís
Eviteu confusió consultant els detalls de la reunió abans d'enviar la vostra notificació. Algunes aplicacions de correu electrònic registren totes les sol·licituds de reunió al calendari i s'afegeixen reunions conflictives o actualitzades (no es reemplaça la cita obsoleta).
